Tecnología e IA en las oficinas: claves para transformar el lugar de trabajo

Hoy en día, los equipos inmobiliarios corporativos (CRE) están impulsando resultados exitosos utilizando datos, tecnología e IA en la gestión de la ocupación para optimizar las carteras, mejorar las experiencias en el lugar de trabajo y responder a las necesidades cambiantes de los empleados.

Según el informe 2024-2025 Global Workplace & Occupancy Insights de CBRE, mientras que el 77% de las organizaciones citan algún nivel de madurez tecnológica, ninguna ha alcanzado el nivel más alto (Nivel 5), lo que indica un potencial de crecimiento significativo.

El 90% de los equipos de CRE utilizan sistemas de software como CAFM (Computer-Aided Facility Management) e IWMS (Integrated Workplace Management Systems) para la gestión de datos de espacios, el seguimiento de activos, la planificación de la ocupación y las operaciones de las instalaciones.

A pesar del creciente interés por la IA, el 36% de los encuestados indicaron que no saben cómo se está utilizando la IA en su lugar de trabajo y en la gestión de la ocupación. Además, el 26% declaró que no están autorizados a utilizar la IA, lo que refleja los retos y oportunidades en la adopción de la IA.

A medida que los equipos de CRE navegan por las complejidades de la dinámica del lugar de trabajo moderno, el uso eficaz de los datos y la tecnología, incluida la inteligencia artificial (IA), es fundamental para lograr los resultados deseados. Para optimizar las carteras, mejorar las experiencias en el lugar de trabajo y responder a la evolución de las necesidades de los empleados, es necesaria una estrategia sólida para los datos de ocupación y gestión del espacio. Las herramientas de IA, junto con estrategias eficaces de gestión del cambio, se han convertido en esenciales para los esfuerzos de transformación.

Madurez de los datos y la tecnología

Una organización de datos y tecnología madura puede recopilar, analizar y actuar eficazmente sobre los datos para tomar decisiones informadas y agilizar las operaciones. En el sector inmobiliario corporativo, la madurez de los datos es fundamental para optimizar la gestión de la ocupación. Un elemento central de cualquier estrategia es un almacén de datos, que es clave para consolidar las fuentes de datos, dar soporte a diversas necesidades empresariales y evaluar comparativamente el rendimiento.

Un marco sólido de gobernanza de datos garantiza la calidad y la coherencia, minimizando el mantenimiento manual. Estos marcos también facilitan la integración de múltiples fuentes, creando una visión unificada para el análisis y la elaboración de informes. Herramientas de visualización como Microsoft Power BI y Tableau revelan tendencias y orientan las decisiones estratégicas. En última instancia, un gobierno de datos sólido trata los datos como un activo estratégico que genera valor a través de mejores conocimientos y se alinea con los objetivos de rendimiento.

Tendencias tecnológicas y optimización de carteras

Los datos constituyen la base de una gestión eficaz de la ocupación, permitiendo a las organizaciones tomar decisiones informadas que impulsen el éxito empresarial. La curva de madurez de la utilización de datos en CRE indica un cambio de la recopilación de datos básicos a la analítica avanzada. Según el informe 2024-2025 Global Workplace & Occupancy Insights de CBRE, mientras que el 77% de las organizaciones informan de algún nivel de madurez tecnológica, ninguna ha alcanzado el nivel más alto (Nivel 5), lo que indica un importante potencial de crecimiento.

La optimización de la cartera sigue siendo un objetivo central en su estrategia tecnológica para el 70%, casi sin cambios desde el 71% del año pasado. En medio del trabajo híbrido y las incertidumbres económicas, las organizaciones deben garantizar que sus carteras inmobiliarias sean rentables y estén alineadas con las necesidades empresariales.

Gráfico 1: Objetivos de CRE

La optimización de la cartera implica ajustar estratégicamente el tamaño, la ubicación y el uso de los inmuebles para que se adapten mejor a las necesidades operativas y de los empleados actuales, algo que el 81% de los equipos de CRE considera un objetivo primordial. Las empresas pretenden crear carteras ágiles y receptivas que mejoren la eficiencia operativa y respalden las prácticas de trabajo modernas.

Además, las organizaciones pretenden ahorrar costes (76%) y aumentar la utilización de las oficinas (72%), centrándose en maximizar el uso del espacio retenido. Este esfuerzo ayuda a eliminar las áreas infrautilizadas resultantes del trabajo remoto o híbrido. Al aprovechar el análisis de datos, la IA y los sistemas de gestión del espacio, las empresas pueden supervisar eficazmente las tendencias de ocupación en tiempo real, identificar oportunidades de consolidación, renegociar contratos de arrendamiento o vender propiedades que ya no cumplen con los objetivos comerciales.

Tecnología de gestión del espacio

Los equipos de CRE utilizan sistemas de software como CAFM (Computer-Aided Facility Management) e IWMS (Integrated Workplace Management Systems) para la gestión de datos del espacio, el seguimiento de activos, la planificación de la ocupación y las operaciones de las instalaciones. Según CBRE's 2024-2025 Global Workplace & Occupancy Insights, el 90% de las organizaciones utilizan sistemas CAFM/IWMS para gestionar sus datos de espacio -sólo un descenso de dos puntos porcentuales desde 2023-, lo que convierte a estas plataformas en una herramienta central en la gestión moderna de CRE.

Un ligero descenso en la cuota de mercado de IWMS sugiere una creciente diversificación en el mercado de la tecnología de gestión de espacios, con organizaciones que exploran plataformas alternativas que pueden proporcionar una funcionalidad mejorada. Esta diversificación apunta a la creciente demanda de plataformas que ofrezcan una integración perfecta con análisis impulsados por IA, sensores de ocupación e interfaces mobile-first.

A pesar de la continua dependencia de los sistemas CAFM/IWMS, el mercado está evolucionando. Las organizaciones esperan más de sus herramientas de gestión del espacio, en particular la capacidad de predecir y optimizar el uso del espacio en tiempo real. Al incorporar IA y aprendizaje automático, las plataformas más nuevas pueden predecir las necesidades futuras de espacio basándose en datos históricos de ocupación, lo que permite a los equipos de CRE ser más ágiles en la asignación de recursos y la gestión de sus entornos físicos.

Los sistemas avanzados de gestión de espacios también ofrecen funciones como la supervisión en tiempo real, la generación automatizada de informes y entornos de trabajo personalizados que se adaptan a las preferencias individuales de los empleados. Estas tecnologías permiten a las organizaciones crear lugares de trabajo más eficientes y adaptables, mejorando la experiencia de los empleados.

Aunque los sistemas CAFM/IWMS siguen siendo la principal herramienta de gestión del espacio para la mayoría de las organizaciones, los resultados de la encuesta de CBRE indican un potencial de avances en la madurez tecnológica dentro de CRE. A medida que el mercado de herramientas de gestión del espacio continúa diversificándose y evolucionando, las organizaciones pueden adoptar soluciones innovadoras que mejoren la agilidad, la eficiencia y la satisfacción de los empleados. Al aprovechar tecnologías avanzadas como la IA, el análisis predictivo y los datos en tiempo real, los equipos de CRE pueden optimizar sus estrategias de gestión de espacios y mejorar la madurez tecnológica.

La gran mayoría (97%) de las empresas incorporan fuentes de datos en sus sistemas de gestión de espacios, siendo los datos de RRHH los más comunes, utilizados por el 88% de las organizaciones. Esta tendencia se ha mantenido constante en los últimos cuatro años. Además, el 81% afirma disponer de fuentes de datos salientes, siendo los directorios de empleados el tipo de fuente más común, utilizado por el 42% de los encuestados. Esto demuestra que las organizaciones utilizan cada vez más los datos no sólo para la gestión interna, sino también para proporcionar transparencia y previsibilidad en la gestión de la mano de obra.

La creciente demanda de soluciones IWMS por parte de los clientes ha sido impulsada sobre todo por los departamentos de tecnología, que pretenden minimizar la dependencia de múltiples proveedores y los costes asociados. La consolidación de múltiples soluciones para IWMS ha dado lugar, anecdóticamente, a una funcionalidad y experiencia de usuario comprometidas. Sin embargo, con la debida diligencia, esto puede gestionarse eficazmente.

Gráfico 2: Integración de datos entre tecnologías

Cómo aprovechar la IA

El trabajo híbrido requiere un enfoque estratégico de la utilización del espacio, lo que lleva a las organizaciones a aprovechar el análisis de datos y la IA para supervisar las tendencias de ocupación en tiempo real. El uso de herramientas de generación de informes como Microsoft Power BI o Tableau está ganando terreno, con un aumento del 48% en su adopción para el análisis de la utilización del espacio. Las empresas están utilizando tecnología de nivel empresarial, junto con datos a escala para desplegar IA, aprendizaje automático (ML) y modelos de regresión para proporcionar información procesable casi en tiempo real que ayude a optimizar el espacio de oficinas, consolidar áreas infrautilizadas y mejorar la eficiencia operativa.

La madurez de los datos influirá significativamente en los resultados y las funciones que pueden respaldar. El gráfico siguiente ilustra ejemplos de resultados y las fuentes de datos necesarias para informar estas funciones. El uso estratégico de los datos relacionados con la ocupación puede beneficiar al equipo de CRE.

Gráfico 3: Velocidad de transformación gracias a la información basada en datos

Mejorar la experiencia en el lugar de trabajo

Más del 65% identifica la mejora de la experiencia en el lugar de trabajo como un objetivo importante en su estrategia de CRE. Este énfasis surge de la comprensión de que el compromiso y el bienestar de los empleados están directamente relacionados con la productividad y el éxito general de la empresa. A medida que las organizaciones continúan adaptándose al trabajo híbrido y remoto, los equipos de CRE se enfrentan al reto de replantearse cómo los espacios físicos pueden apoyar un entorno de trabajo más flexible, satisfactorio y eficaz.

Además, este énfasis en la experiencia en el lugar de trabajo requiere que las empresas se replanteen sus estructuras organizativas, ya que los equipos de CRE, RRHH y Tecnología influyen en la experiencia en el lugar de trabajo. Las organizaciones que reconocen la necesidad de una mayor colaboración entre departamentos tienden a ver mejores resultados en las estrategias del lugar de trabajo centradas en el empleado. Con la intensificación de la competencia por el talento, crear una experiencia atractiva en el lugar de trabajo implica algo más que proporcionar un espacio para trabajar; también significa cultivar un entorno que motive a los empleados y fomente la colaboración.

Los equipos de CRE están explorando activamente una serie de soluciones para mejorar la satisfacción de los empleados, incluidos los sistemas avanzados de reserva de espacios y la integración de herramientas basadas en IA. Estas tecnologías racionalizan el modo en que los empleados interactúan con los espacios de oficina, ofreciendo funciones como la reserva en tiempo real, la asignación flexible de espacios de trabajo y entornos personalizados basados en preferencias y necesidades laborales. Por ejemplo, la IA puede analizar patrones de uso del espacio, lo que permite a los gestores de instalaciones comprender mejor y anticiparse a las necesidades de los empleados, garantizando que los espacios estén optimizados para la productividad y la comodidad. Para el empleado, la tecnología del lugar de trabajo impulsada por la IA fomenta una colaboración más programada e improvisada entre los empleados, lo que se traduce en una mayor adhesión cultural y afinidad organizativa.

Los sistemas de reserva de espacio se han convertido en una herramienta fundamental para mejorar la experiencia de trabajo híbrido, al ofrecer transparencia y previsibilidad sobre cuándo y dónde estarán los empleados en la oficina. La adopción de estos sistemas ha crecido significativamente, con un 46% que indica que utiliza tecnología de reserva de espacio, un aumento de 24 puntos porcentuales con respecto al año anterior. Este crecimiento refleja la creciente demanda de herramientas que ayuden a gestionar las complejidades de los horarios de trabajo híbridos, en los que los empleados pueden acudir a la oficina sólo determinados días o para tareas específicas. Los sistemas de reserva de espacios abordan eficazmente esta dinámica, garantizando que los empleados tengan acceso a los espacios de trabajo que necesitan y evitando al mismo tiempo la saturación o infrautilización de las zonas de oficina.

Gráfico 4: ¿Qué tecnología se utiliza para crear transparencia/previsibilidad sobre cuándo/dónde están los empleados híbridos en la oficina?

A la pregunta "¿Qué tecnología se utiliza para crear transparencia y previsibilidad sobre cuándo y dónde están los empleados híbridos en la oficina?", la segunda respuesta más común fue "ninguna tecnología", que se elevó al 39%, un 25% más que el año pasado. Esto sugiere que muchas organizaciones aún se encuentran en las primeras fases de adopción de tecnologías de gestión del puesto de trabajo. Además, las aplicaciones para la experiencia del empleado siguen ocupando el último lugar de la lista, con sólo un 3% de los encuestados que las utilizan, lo que supone un ligero aumento con respecto al 2% del año pasado.

El aumento de la adopción de sistemas de reserva de espacio pone de manifiesto un cambio más amplio hacia espacios de trabajo flexibles y la necesidad de gestionar los entornos de oficina en función de los datos. Gracias a funciones como la disponibilidad en tiempo real, las notificaciones de cancelaciones, las funciones de aviso proactivo, los registros con funciones de delimitación geográfica y la perfecta integración con otros sistemas del lugar de trabajo (por ejemplo, calendarios y directorios de empleados), los sistemas de reserva de espacio permiten a los empleados tener más control sobre su entorno de trabajo. Estos sistemas también reducen la carga administrativa de los equipos de instalaciones al automatizar los procesos relacionados con la reserva de espacios de trabajo, mejorando así la eficiencia operativa.

El uso de aplicaciones para la experiencia del empleado se limita al 3% de los encuestados. Sin embargo, ha disminuido la popularidad de las aplicaciones creadas internamente, cuyo uso se ha reducido al 30%, frente al 50% del año pasado. Esta tendencia sugiere un cambio en la forma en que las empresas gestionan el compromiso y la experiencia de los empleados en el lugar de trabajo.

Las herramientas basadas en IA pueden elevar aún más la experiencia en el lugar de trabajo proporcionando soluciones a medida que se adapten a las preferencias y comportamientos de los empleados. Por ejemplo, los algoritmos de IA pueden analizar los patrones de reserva para recomendar los mejores espacios para que los equipos colaboren o proporcionar información sobre las horas punta de uso de la oficina, lo que permite a los equipos de CRE tomar decisiones informadas sobre la planificación del espacio. Estas herramientas también ayudan a gestionar la imprevisibilidad del trabajo híbrido ofreciendo información basada en datos que puede anticipar cómo se utilizarán los espacios, lo que mejora la satisfacción de los empleados al garantizar que los recursos adecuados estén disponibles en el momento adecuado.

A medida que las organizaciones siguen adoptando el trabajo flexible e híbrido, la mejora de la experiencia en el lugar de trabajo sigue siendo esencial para atraer y retener el talento. Las empresas que utilizan herramientas integradas, como una experiencia en el lugar de trabajo o un cuadro de mando de cartera, para medir dinámicamente el rendimiento de la estrategia física, digital y experiencial de su cartera en un marco central y estándar, están mejor posicionadas para crear un entorno de trabajo dinámico, atractivo y receptivo. Estas herramientas permiten a las organizaciones comparar su rendimiento con los estándares del sector y utilizar selectivamente sus datos internos de forma eficaz e impactante, para fundamentar su estrategia de inversión tecnológica a largo plazo.

Sistemas de reserva de espacios

Según los datos de la encuesta de CBRE, Outlook sigue siendo el sistema de reserva de espacios más utilizado, citado como herramienta principal por el 50% de los encuestados. Curiosamente, el 17% afirma no utilizar ningún sistema de reserva de espacios, lo que muestra una brecha en la adopción.

Gráfico 5: Sistemas habituales de reserva de espacios

En cuanto a las funciones del sistema, la de «Registro de entrada y salida de salas» sigue siendo la más popular, con un 92% de las organizaciones, un 34% más que el año anterior. El 88% de los encuestados reservó salas de reuniones, conferencias y formación, porcentaje muy similar al 85% del año pasado.

Los espacios cerrados de colaboración registran el mayor crecimiento, utilizados por el 62% de los encuestados, frente al 36% del año pasado, lo que supone un aumento significativo del 70%. Los espacios de laboratorio siguen siendo los menos utilizados, con sólo un 2%, idéntico porcentaje al del año anterior.

Gráfico 6: ¿Qué espacios se pueden reservar en el sistema de reserva de espacios?

Estas tendencias demuestran una creciente confianza en los sistemas de reserva de espacio para gestionar entornos de trabajo híbridos, al tiempo que ponen de relieve las oportunidades de una mayor adopción e integración tecnológica para mejorar la experiencia de los empleados y la utilización del espacio de oficina.

Informes de utilización

Los informes de utilización son un aspecto fundamental de la gestión del espacio de oficinas. Una herramienta de análisis de datos puede ayudar a las organizaciones a visualizar el uso del espacio e identificar tendencias. La herramienta funciona como un asistente digital, con datos consolidados de múltiples fuentes e informes autogenerados y cuadros de mando visuales que ayudan a identificar áreas de ineficiencia y a tomar medidas correctivas.

Gráfico 7: ¿Qué sistema tecnológico se utiliza para analizar los datos de utilización?

Aunque el 59% de las organizaciones realiza un seguimiento de la utilización de los empleados como parte de su programa híbrido, el reto reside en reforzar los comportamientos de utilización que se alinean con los objetivos de asistencia. Comunicar eficazmente el valor a los empleados es crucial, y aprovechar los datos de herramientas como Power BI puede desempeñar un papel clave en este esfuerzo.

Building Information Modeling (BIM)

Según los datos de la encuesta, el 75% afirma que no utiliza Building Information Modeling (BIM). Sólo el 11% de los encuestados confirmaron que utilizan BIM, mientras que el 14% no están seguros de su uso dentro de su organización.

Entre los que sí utilizan BIM, las aplicaciones principales están divididas a partes iguales: el 56% lo utiliza para «coordinación o planificación de la construcción» y «diseño o visualizaciones». En el otro extremo del espectro, los usos menos comunes de BIM, empatados a sólo el 11%, incluyen «seguimiento de activos FM u operaciones» y «mantenimiento de registros o documentación».

La baja tasa de adopción de BIM se debe en gran medida al coste de implementación y mantenimiento de los modelos Revit, que muchas organizaciones consideran superior a los beneficios percibidos, especialmente para la gestión de instalaciones y las necesidades operativas a largo plazo. Esto sugiere una oportunidad potencial para soluciones más rentables o una mayor comprensión del valor de BIM en las distintas etapas del ciclo de vida de un edificio.

Esperamos que esta tendencia cambie debido a la creciente demanda y al interés por utilizar gemelos digitales para la gestión de activos. El BIM y los gemelos digitales son herramientas eficaces que mejoran la integración de datos, la visualización y la toma de decisiones, lo que se traduce en una mayor eficiencia, menores costes y un mejor rendimiento de los activos.

Madurez de la tecnología en CRE

La evolución de la tecnología mejora significativamente la accesibilidad de los datos, permitiendo a las organizaciones aprovechar mayores volúmenes de información con mayor profundidad. Los avances en las soluciones de almacenamiento de datos, la computación en la nube y las capacidades de procesamiento de datos permiten recopilar, integrar y analizar enormes conjuntos de datos procedentes de diversas fuentes. Esta mayor accesibilidad permite a las empresas aprovechar sofisticadas herramientas de análisis y algoritmos de aprendizaje automático, transformando los datos en bruto en información práctica. En consecuencia, las organizaciones pueden tomar decisiones más informadas, identificar tendencias y descubrir patrones, impulsando en última instancia la innovación y la ventaja competitiva.

Gráfico 8: Escala de madurez

La adopción de la tecnología en el sector CRE está creciendo, pero aún queda mucho potencial por explotar. Aunque la adopción de tecnología va en aumento, muchas organizaciones aún no han aprovechado plenamente las capacidades más avanzadas disponibles, lo que deja margen de mejora en la automatización, el análisis de datos y la información predictiva.

Gráfico 9: Evalúe la madurez de su tecnología CRE

La madurez tecnológica puede verse en una escala, en la que los niveles más bajos representan la adopción inicial de herramientas digitales y sistemas de datos básicos, mientras que los niveles más altos incorporan soluciones avanzadas como la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático y el análisis predictivo. La ausencia de organizaciones que declaren estar en el nivel 5 indica que, si bien las tecnologías básicas como los sistemas de gestión de espacios y los sensores de ocupación se utilizan ampliamente, las soluciones más sofisticadas aún no están plenamente integradas en las operaciones cotidianas.

A pesar del creciente interés por la IA, el 36% de los encuestados indicaron que no saben cómo se está utilizando la IA en su lugar de trabajo y en la gestión de la ocupación. Además, el 26% declaró que no está autorizado a utilizar la IA, lo que refleja los retos que plantea la adopción de la IA para las operaciones cotidianas.

Gráfico 10: ¿Cómo utiliza la IA en su trabajo diario en el lugar de trabajo y en la gestión de la ocupación?

Esto sugiere que, aunque la IA tiene un potencial significativo en la gestión del lugar de trabajo, su aplicación práctica sigue siendo limitada. Los equipos de CRE tienen la oportunidad de integrar aún más la IA en sus flujos de trabajo para tareas como la utilización predictiva del espacio, la previsión de la demanda y la optimización de la cartera.

Para las organizaciones que pretenden aumentar su madurez tecnológica, es esencial ir más allá de las funcionalidades básicas. Esto podría implicar el aprovechamiento de la IA para la utilización predictiva del espacio o el despliegue de herramientas de análisis de datos en tiempo real que puedan ajustar proactivamente los recursos en función de los patrones de uso de la oficina. Al avanzar a niveles más altos de madurez tecnológica, las empresas pueden desbloquear mayores eficiencias, reducir costes y crear lugares de trabajo más adaptables y receptivos que se alineen con los cambiantes comportamientos de los empleados y las necesidades empresariales.