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El papel de la IA en la tecnología del lugar de trabajo: 10 formas en que las empresas están maximizando su impacto

Analizamos cómo las empresas pueden aprovechar la IA para impulsar la eficiencia, mejorar la toma de decisiones y las experiencias de los empleados.

febrero 13, 2025

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La inteligencia artificial (IA) se ha convertido en un componente fundamental de la tecnología moderna en el lugar de trabajo. Ya sea optimizando la productividad individual, automatizando procesos u ofreciendo información predictiva, la IA puede servir como un facilitador central de la transformación estratégica. Para lograr la implementación de IA a escala, las empresas deben alinear los casos de uso de IA con la estrategia empresarial.

Las soluciones tecnológicas actuales para el lugar de trabajo incluyen la consideración de la IA como un elemento central. La IA, en este contexto, se refiere a la capacidad de las máquinas para realizar tareas que normalmente requieren inteligencia humana, como el aprendizaje, el razonamiento, la resolución de problemas y la toma de decisiones. El objetivo es mejorar las operaciones en el lugar de trabajo y crear entornos más inteligentes y adaptables que se alineen con los objetivos empresariales y las necesidades de los empleados.

La creciente importancia de la IA en la tecnología en el lugar de trabajo

A medida que la IA se vuelve más frecuente en el lugar de trabajo, las empresas brindan cada vez más pautas sobre su uso responsable. Estas directivas están diseñadas para ayudar a los empleados a aprovechar los beneficios de la IA y, al mismo tiempo, garantizar aplicaciones éticas, seguras y conformes. Las áreas clave de enfoque incluyen equilibrar el potencial de la IA con el uso responsable, garantizar la privacidad de los datos, mantener la transparencia en los procesos impulsados por la IA y mantener la supervisión humana en el centro de la toma de decisiones.

Las soluciones tecnológicas para el lugar de trabajo también están evolucionando para incorporar la IA de manera más fluida, impulsando nuevos niveles de conocimientos, eficiencia, precisión y personalización.

Principales formas sobre cómo las empresas están maximizando su impacto gracias a la IA:

  1. Utilización y optimización del espacio: La IA está revolucionando cómo las empresas gestionan sus espacios de oficina mediante el análisis de los datos de ocupación y utilización del lugar de trabajo para optimizar el uso del espacio. Los algoritmos de IA pueden predecir los requisitos futuros de espacio en función de los datos históricos y las tendencias emergentes, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones informadas y basadas en datos sobre el diseño de las oficinas, la planificación de la capacidad y la adopción de modelos de trabajo híbridos. Los conocimientos predictivos de IA pueden ayudar a las empresas a lograr el equilibrio adecuado entre espacios colaborativos, individuales, reservables y dedicados, garantizando que el entorno de oficina satisfaga las necesidades cambiantes de sus empleados.
  2. Lugares de trabajo inteligentes: La IA es un facilitador clave de las iniciativas de lugares de trabajo inteligentes, y las integraciones de IoT impulsadas por la IA pueden ayudar a las empresas a crear entornos más receptivos y energéticamente eficientes. Al integrar la IA con dispositivos y sensores de IoT, los ajustes en tiempo real de la iluminación, la climatización y otros sistemas del edificio pueden automatizarse en función de los patrones de ocupación y uso, lo que supone un importante ahorro de energía y una mayor comodidad de los empleados, componentes fundamentales de una solución sostenible. Por ejemplo, la IA puede ajustar automáticamente la temperatura en las salas de reuniones en función del número de asistentes o atenuar las luces en las zonas desocupadas para ahorrar energía. El mantenimiento automatizado Smart FM de CBRE determina cuándo desplegar técnicos de mantenimiento en un sitio, lo que reduce las horas de mantenimiento preventivo planificadas y los costos asociados entre un 10 y un 15 %.
  3. Mejora de la experiencia del empleado: La tecnología en el lugar de trabajo impulsada por IA se centra cada vez más en mejorar la experiencia de los empleados mediante la optimización y personalización de los servicios. Desde recomendaciones personalizadas de espacios de trabajo hasta solicitudes de servicio automatizadas, la IA ayuda a crear un entorno más fluido e intuitivo para los empleados. Las soluciones habilitadas para IA ayudan a los empleados a encontrar habitaciones disponibles, reservar espacios de trabajo óptimos e interactuar con asistentes virtuales. Además, las herramientas impulsadas por IA pueden organizar servicios como el catering o la limpieza, mientras que los asistentes digitales y los chatbots ayudan a los empleados a navegar por las instalaciones, acceder a los recursos y completar las tareas de manera más eficiente. Estas características reducen la fricción en el lugar de trabajo, lo que permite a los empleados centrarse en sus responsabilidades principales. Los datos comparativos de CBRE sobre la gestión del lugar de trabajo y la ocupación en 2024 muestran que el 66% (un 1% más que en 2023) de los encuestados en gestión de la ocupación buscan mejorar la experiencia en el lugar de trabajo y el 65% (un 14% más que en 2023) incluyen este objetivo como parte de su estrategia tecnológica CRE.
  4. Toma de decisiones basada en datos: La IA está permitiendo la toma de decisiones basada en datos a una escala sin precedentes. Las soluciones utilizan cada vez más la IA para analizar grandes cantidades de datos recopilados de diversas fuentes, incluidos sensores de ocupación, medidores de energía y comentarios de los empleados. Estos conocimientos proporcionan a los gerentes de instalaciones y a los líderes empresariales inteligencia procesable para optimizar las carteras de bienes raíces, mejorar la seguridad en el lugar de trabajo y alinear las decisiones operativas con los objetivos comerciales. El análisis predictivo impulsado por IA también ayuda a las organizaciones a identificar tendencias y patrones que pueden no ser evidentes de inmediato, lo que lleva a tomar decisiones más informadas y estratégicas. En CBRE Vantage™ Analytics, Next Action Engine proporciona la información adecuada a la persona adecuada en el momento adecuado para impulsar la toma de decisiones proactiva y estratégica.
  5. Automatización de tareas administrativas: La IA está ayudando a automatizar tareas administrativas rutinarias que antes consumían mucho tiempo y eran propensas a errores. En las plataformas IWMS, la IA puede manejar tareas como la gestión de órdenes de trabajo, la programación y la asignación de recursos con una intervención humana mínima. La automatización de estos procesos libera a los gerentes de las instalaciones para que se centren en actividades más estratégicas, lo que mejora la productividad general. Por ejemplo, la IA puede priorizar las solicitudes de mantenimiento en función de la urgencia o asignar tareas al personal disponible en función de los conjuntos de habilidades y las cargas de trabajo. Esta automatización no solo aumenta la eficiencia y reduce el riesgo de errores humanos, sino que también mejora los tiempos de entrega de servicios. Los usuarios de CBRE Smart FM han visto una reducción de costes de hasta el 20% en las actividades de mantenimiento a través de la automatización impulsada por IA, lo que proporciona importantes beneficios operativos.
  6. Planificación y simulación de escenarios avanzados: La capacidad de la IA para modelar escenarios complejos y simular resultados futuros está revolucionando la planificación del lugar de trabajo. Las soluciones de IWMS y Computer Aided Facility Management (CAFM) ahora cuentan con herramientas impulsadas por IA que pueden simular varios escenarios, como cambios en el tamaño de la fuerza laboral o cambios en las políticas de trabajo remoto, y predecir su impacto en los requisitos de espacio. Esta capacidad permite a las organizaciones planificar las necesidades futuras con mayor precisión y confianza. Por ejemplo, la simulación de escenarios de la IA puede ayudar a las empresas a anticipar cómo el regreso a la oficina podría afectar la utilización del espacio o cómo las diferentes configuraciones del lugar de trabajo podrían afectar la productividad y la colaboración de los empleados.
  7. Integración con Tecnologías Emergentes: La IA se está integrando cada vez más con otras tecnologías emergentes, como los gemelos digitales, la realidad aumentada (RA) y la cadena de bloques, para crear soluciones de gestión del lugar de trabajo más sofisticadas. Los gemelos digitales, por ejemplo, permiten a las empresas crear réplicas virtuales de sus espacios físicos, lo que permite el seguimiento y la simulación virtuales en tiempo real. La IA mejora estos gemelos digitales al proporcionar análisis predictivos y capacidades de toma de decisiones automatizadas.
  8. Mantenimiento predictivo: El mantenimiento predictivo impulsado por IA cambia las reglas del juego para la gestión de instalaciones. Al analizar los datos de los sensores y los dispositivos IoT, la IA puede predecir cuándo es probable que fallen los equipos o los sistemas del edificio, lo que permite un mantenimiento proactivo. Esto reduce el tiempo de inactividad, prolonga la vida útil de los activos y reduce los costos operativos. Por ejemplo, la IA puede supervisar el rendimiento de los sistemas de climatización y alertar a los gestores de las instalaciones cuando es necesario realizar un mantenimiento, evitando costosas averías. El mantenimiento predictivo no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también mejora la fiabilidad general de los sistemas del lugar de trabajo.
  9. Gestión de la energía: La IA está desempeñando un papel fundamental en la gestión de la energía dentro de las soluciones tecnológicas para el lugar de trabajo. La IA puede analizar los patrones de consumo de energía y proporcionar recomendaciones para reducir el uso, lo que ayuda a las organizaciones a reducir los costos y minimizar su impacto ambiental. Las plataformas IWMS están integrando cada vez más la IA para ajustar automáticamente los sistemas de los edificios en función de la eficiencia energética, como la optimización de las operaciones de climatización en función de las previsiones meteorológicas y los niveles de ocupación. Estos ajustes impulsados por la IA garantizan que la energía se utilice de forma más eficiente, lo que contribuye tanto al ahorro de costes como a los objetivos de sostenibilidad.
  10. Gestión de riesgos y cumplimiento: La IA ayuda a las empresas a gestionar el riesgo y garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad, los códigos de construcción y los estándares de sostenibilidad. Las herramientas de IA pueden supervisar el cumplimiento e identificar riesgos potenciales, como peligros de seguridad o problemas de mantenimiento. La IA también puede recomendar y realizar un seguimiento de las acciones correctivas, lo que garantiza que las instalaciones sigan cumpliendo con las leyes y directrices pertinentes. Este enfoque proactivo de la gestión de riesgos ayuda a las organizaciones a evitar costosas sanciones y a mantener un lugar de trabajo seguro y resistente.

Conclusión

La IA se está convirtiendo rápidamente en un componente crítico de las soluciones tecnológicas en el lugar de trabajo, permitiendo entornos más inteligentes, eficientes y adaptables. Desde la optimización de la utilización del espacio hasta la mejora de las experiencias de los empleados y la automatización de las tareas rutinarias, los sistemas impulsados por la IA ofrecen importantes ventajas para las organizaciones que buscan mejorar sus operaciones. La adopción de tecnología de lugar de trabajo impulsada por IA puede ayudar a las empresas a obtener una ventaja competitiva al optimizar sus recursos, mejorar la satisfacción de los empleados y reducir los costos operativos. La IA no es solo una herramienta, sino una ventaja estratégica en la tecnología del lugar de trabajo. Al integrar la IA en todas las operaciones inmobiliarias, las empresas pueden desbloquear valor sin explotar, mejorar la eficiencia y crear un lugar de trabajo más dinámico. Sin duda, el futuro de la tecnología en el lugar de trabajo está siendo moldeado por la IA, y las organizaciones que adopten esta tendencia estarán bien posicionadas para prosperar en un panorama empresarial cada vez más dinámico.

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