Capítulo 2

Flexibilidad laboral, el nuevo propósito

Tendencias sobre las estrategias de espacios de trabajo y su ocupación

10 Minutos de lectura

Las experiencias de trabajo compartidas conforman la relación que los empleados tienen con su organización y sus compañeros de trabajo.

Estas experiencias están moldeadas por la cultura de una organización, sus lugares de trabajo físicos, los servicios y la tecnología de apoyo, y la salud y el bienestar de su gente.

Ahora que la flexibilidad híbrida es la norma, las organizaciones se están replanteando las rutinas de trabajo y la distribución de las oficinas para garantizar que la nueva experiencia de trabajo pueda ofrecer todos los frentes.

La nueva experiencia en el trabajo


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Fuente: CBRE Workplace Strategy, October 2022

El trabajo híbrido es el preferido en todo el mundo

Los dos últimos años han demostrado que el trabajo híbrido no sólo es posible, sino que lo prefieren muchos de los trabajadores. Para algunas organizaciones, el trabajo híbrido adopta un enfoque de "oficina primero", con la mayor parte del tiempo en la oficina, mientras que otras adoptan un enfoque "virtual primero", con empleados que trabajan principalmente a distancia, utilizando la oficina para la colaboración y el trabajo in situ según sea necesario.

Casi el 60% de las empresas han definido criterios para determinar la capacidad del trabajo híbrido. Para estas organizaciones, esta capacidad se determina en gran medida por el tipo de trabajo (57%) y la decisión de los managers  (45%). Sólo el 21% deja la elección del trabajo híbrido en manos del empleado.

La mayoría de las organizaciones adoptan un enfoque "guiado" del trabajo híbrido, ofreciendo horarios flexibles dentro de un marco para saber quién estará en la oficina y así poder predecir mejor las necesidades de espacio. Esta transparencia ayuda a garantizar que los empleados tengan interacciones productivas y de colaboración con los compañeros  cuando están en la oficina y permite a los directores preparar los tipos de espacio y servicios adecuados según las necesidades.

De cara al futuro, ¿Qué describe mejor sus intenciones de política laboral en un estado estable para la mayoría de sus empleados?


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Fuente: CBRE Workplace Strategy, October 2022

¿Qué criterios se utilizan para determinar la posibilidad para los empleados de trabajar de manera híbrida?

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Fuente: CBRE Workplace Strategy, October 2022

Cómo influye la flexibilidad en la demanda de espacio

Existen tres enfoques para entender cómo las políticas de trabajo híbrido pueden afectar a la demanda de espacio. La forma de aplicar estos enfoques varía en función de los datos disponibles y del nivel de flexibilidad de los empleados.

  1. Previsión de la demanda basada en el crecimiento del negocio
    Las unidades de negocio identifican cómo se reducirán o ampliarán los equipos, el número de empleados que requerirán espacio dedicado o compartido y el tiempo que los empleados estarán en el lugar. Este enfoque es el mejor para las empresas que utilizan un programa híbrido guiado, que tiende a tener un menor nivel de variabilidad.
  2. Estimación de la demanda basada en datos de referencia
    Los estrategas aplican un coeficiente de uso compartido del espacio a la cartera de una empresa basándose en "las personas"  - realizando un perfil que representa las características comunes de un empleado basado en su función laboral y sus hábitos de trabajo-, las directrices del lugar de trabajo y las políticas de trabajo híbrido. Este enfoque es ideal para las empresas que desean alinear los programas de espacio con las preferencias de los empleados y los objetivos empresariales y culturales, lo que da lugar a un nivel moderado de variabilidad en la demanda de espacio.
  3. Cálculo de la demanda basado en los patrones de utilización
    La demanda de espacio se mide a lo largo del tiempo para identificar los patrones y hábitos de los empleados. Este enfoque es el mejor para las empresas que ofrecen a los empleados un alto nivel de flexibilidad en cuanto a la hora de acudir a la oficina. Esta flexibilidad crea un alto nivel de variabilidad en la demanda de espacio.

    Sea cual sea el enfoque adoptado, es muy probable que la demanda de espacio varíe en proporción al nivel de flexibilidad especificado en las políticas híbridas.

Cómo influye la flexibilidad en las necesidades de espacio
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Fuente: CBRE Workplace Strategy, October 2022

Por qué algunas organizaciones no apoyan la flexibilidad híbrida

La falta de apoyo de la alta dirección y el escaso encaje cultural son los obstáculos más comunes para apoyar el trabajo híbrido. Del 19% de los encuestados que no tienen un programa de trabajo híbrido, el 70% cita el mal ajuste cultural como la razón principal, frente al 36% en 2021, y el 20% cita la falta de apoyo de la cúpula directiva, frente al 21% en 2021. Si se tiene en cuenta lo poco que influyó la función laboral en estas decisiones (10%), parece que aunque la mayoría de estas organizaciones podrían implementar el trabajo híbrido, deciden no hacerlo.

¿Cuentas con algún programa de trabajo híbrido?

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Fuente: CBRE Workplace Strategy, October 2022

El nuevo propósito de la oficina

Las oficinas se están reposicionando para ofrecer herramientas, espacios y experiencias que no pueden reproducirse fácilmente en otros lugares. El 69% de los encuestados ha revisado las normas de diseño de su lugar de trabajo en el transcurso de la pandemia.

Durante ese tiempo, más del 85% se ha centrado en cambios en sus espacios de colaboración abiertos y cerrados que apoyan la conexión, que es la principal razón por la que los empleados acuden a la oficina.

¿Está revisando las normas actuales de diseño de su lugar de trabajo?

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Fuente: Encuestas sobre la gestión de la ocupación de CBRE 2021-2022.

En caso afirmativo, ¿Cuáles son esos cambios en las normas de diseño del lugar de trabajo?

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Fuente: Encuestas sobre la gestión de la ocupación de CBRE 2021-2022.

Diseñar para el nuevo propósito de la oficina

Los lugares de trabajo requieren nuevos conceptos de planificación basados en las necesidades de los empleados y los patrones de utilización del espacio. Estos conceptos reequilibran la asignación del espacio privado "yo" y el espacio comunitario "nosotros" para mejorar la flexibilidad, la colaboración equitativa de los empleados que trabajan a distancia y las interacciones cara a cara.

Al comparar las carteras actuales de los encuestados con estos nuevos conceptos de planificación, se observa un déficit de espacio de colaboración y un exceso de espacio de apoyo. Una reducción del 25% en el año en el espacio "yo" global indica que más organizaciones están haciendo progresos materiales en el reequilibrio de las carteras para apoyar mejor el trabajo híbrido.

Nuevos conceptos de diseño del lugar de trabajo


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Fuente: Programa de evaluación comparativa de la ocupación de CBRE 2022.

Composición del espacio, 2022 frente a 2021


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Fuente: Programa de evaluación comparativa de la ocupación de CBRE 2022.

Optimizar los ratios de reparto

Los ratios de compartición son una métrica clave para las empresas que buscan optimizar sus carteras. Más de un tercio de los encuestados tiene como objetivo un ratio de compartición superior a 1,5 a 1. El 31% de los encuestados no ha especificado un ratio de compartición objetivo, perdiendo potencialmente una importante oportunidad de optimizar su cartera. Los ratios de uso compartido son un concepto de planificación fundamental que permite el trabajo híbrido, el ahorro de costes y las iniciativas de consolidación de espacios. La eficiencia de los espacios compartidos variará en función de las preferencias de los empleados y de las estrategias de trabajo híbrido. Los datos de utilización pueden ayudar a determinar el coeficiente de uso compartido adecuado en función de los hábitos y las preferencias de los empleados.

Ratios globales de reparto de objetivos, 2022 frente a 2021

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Fuente: Programa de evaluación comparativa de la ocupación de CBRE 2022.

¿Qué es un ratio de compartición?
Un ratio de compartición es la relación entre el número de empleados que pueden compartir un espacio a lo largo del tiempo. Por ejemplo, un ratio de compartición de 1,5 a 1 significa que se necesita un espacio compartido por cada 1,5 empleados. Los ratios de compartición superiores a 1 a 1 se utilizan en las estrategias de asientos no asignados.

También se conoce como "desk sharing", "activity-based working", "free address", "hot desking" o "hoteling".

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Espacios que atraen a la gente a la oficina

Los lugares de trabajo del futuro se diseñarán teniendo en cuenta la colaboración y la socialización para adaptarse a los nuevos estilos de trabajo. Para competir con el atractivo de trabajar desde casa, los ocupantes implementarán experiencias inspiradas en la hospitalidad en la oficina.

¿Cuáles de estos espacios especializados o servicios se ofrecen actualmente en las instalaciones de su sede (unidad de negocio global, regional)?


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Fuente: Programa de evaluación comparativa de la ocupación de CBRE 2022.

La flexibilidad requiere conciencia de presencia

Las políticas de trabajo híbrido implican que los empleados deben colaborar en entornos de trabajo tanto físicos como digitales. El conocimiento de la presencia, o la importancia de crear transparencia y previsibilidad en torno a dónde y cuándo trabajan los empleados, es fundamental para garantizar interacciones significativas en el lugar de trabajo.

Para fomentar el conocimiento de la presencia, es importante considerar la posibilidad de desplegar aplicaciones de experiencia del empleado que aprovechen los datos de reserva, ocupación y utilización existentes. Esto proporciona a los trabajadores una única fuente para navegar por la oficina, acceder a los servicios de la oficina y conectarse con compañeros de equipo con horarios flexibles.

Las ventajas de las aplicaciones de experiencia del empleado

Las aplicaciones de experiencia del empleado dan vida a la oficina para los trabajadores híbridos. Al facilitar el acceso a la información y los recursos del lugar de trabajo, pueden aumentar el valor del tiempo que se pasa en la oficina. Los beneficios incluyen:

  1. Mejora de la experiencia en el lugar de trabajo
    Para entregar fácilmente noticias e información a los empleados, incluyendo artículos, información sobre el edificio, plantillas de contenido y calendarios de eventos o inscripciones.
  2. Productividad respaldada
    Ayuda a los empleados a descubrir y utilizar los recursos adecuados en el lugar de trabajo, como la reserva de habitaciones y escritorios, la orientación en la oficina y en el campus, la información sobre restaurantes locales y en las instalaciones, y las solicitudes de servicios o conserjería.
  3. Innovación basada en datos
    Utiliza los datos y análisis de la experiencia de los empleados para optimizar el lugar de trabajo, por ejemplo, para descubrir qué salas y tipos de espacios se utilizan más y menos.

Integrar los entornos de trabajo físico y virtual

El trabajo híbrido requiere tecnologías que abarquen los entornos físicos y virtuales. Integrar las tecnologías del lugar de trabajo que interactúan con el entorno construido y las herramientas de productividad laboral que conectan a los empleados es clave para crear experiencias de trabajo holísticas que trasciendan el lugar de trabajo y permitan trabajar desde prácticamente cualquier lugar.

Las herramientas del lugar de trabajo conectan a las personas con el espacio y los servicios

Para impulsar las interacciones significativas en el lugar de trabajo, los empleados necesitan saber quién está presente y qué espacios y servicios estarán disponibles cuando trabajen in situ. Las herramientas tecnológicas para el lugar de trabajo ayudan a los trabajadores a encontrar a sus compañeros, a reservar espacios de trabajo y de reunión, y a navegar por los servicios del edificio mientras están en la oficina.

Tecnologías para el lugar de trabajo que apoyan la interacción con el entorno construido:

  • Aplicaciones para la experiencia del empleado
  • Sistemas de reserva
  • Sistemas de navegación y localización del edificio
  • Sensores de ocupación
  • Tecnologías de edificios SMART

Las herramientas de productividad impulsan la colaboración y la conexión

Las tecnologías de productividad, como las herramientas de videoconferencia mejoradas y las plataformas de comunicación asíncronas, conectan a los trabajadores que trabajan en la oficina y a los que lo hacen a distancia.

Tecnologías de productividad que favorecen la conexión de los empleados y el intercambio de información:

  • Videoconferencia mejorada
  • Plataformas de comunicación asíncrona
  • Sistemas de gestión de la información
  • Aplicaciones de gestión de procesos

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