Programas híbridos eficaces centrados en la experiencia del empleado

Implantación de un programa híbrido y reajuste de la experiencia en el lugar de trabajo

Al implantar un programa híbrido con un número deseado de días de trabajo en la oficina, las expectativas de liderazgo y comportamiento de los empleados se acercan, pero aún no están totalmente alineadas. Al 90% de las organizaciones les gustaría que los empleados trabajaran en la oficina al menos dos días a la semana. Sin embargo, la mayoría (61%) de esas organizaciones afirma que el uso de la oficina por parte de los empleados difiere de las expectativas de la dirección.

Figura 1: Alinear las expectativas y los comportamientos del trabajo híbrido

Para que los empleados se sientan atraídos por el entorno de oficina, las empresas deben implantar cuidadosamente un programa híbrido y una experiencia en el lugar de trabajo. Las grandes experiencias en el lugar de trabajo no surgen de la nada; hacer realidad esta visión requiere un plan estratégico y un marco de medición sostenido. Las grandes experiencias en el lugar de trabajo requieren espacios físicos optimizados, habilitación digital, y gestión del cambio organizativo para cambiar a una nueva forma de trabajar.

Estrategias para mejorar la experiencia en el lugar de trabajo

A corto plazo

Realizar una evaluación de las necesidades. Recabar la opinión de los empleados mediante conversaciones directas, entrevistas, grupos de discusión y encuestas para comprender los estilos de trabajo de los empleados y los equipos, los retos y las expectativas en relación con el trabajo híbrido. Analizar las funciones de los distintos equipos para determinar los principales comportamientos en la oficina y qué consideraciones relativas al lugar de trabajo deben actualizarse para funcionar eficazmente en el nuevo modelo de oficina.

Llevar a cabo una revisión operativa para comprender las oportunidades de prestación de servicios desde los cambios en los procesos, los recursos y la tecnología hasta los puntos de contacto clave en el recorrido del empleado. Aprovechar los hallazgos para evaluar la brecha entre la experiencia actual y la deseada en el lugar de trabajo y priorizar las iniciativas en el lugar de trabajo que impulsen la retención.

Comunicar las motivaciones y el «porqué» de las nuevas políticas del lugar de trabajo. La asistencia de los empleados mejora cuando la dirección de la empresa comunica eficazmente la propuesta de valor de la oficina. El estudio 2023 Office Attendance de CBRE descubrió que el 57% de las empresas que comunicaban claramente el valor de la oficina informaban de que los empleados estaban en la oficina más de tres días a la semana, mientras que sólo el 41% de las empresas que no comunicaban ninguna propuesta de valor veían esos niveles de asistencia.

Promover el mayor atractivo de la oficina: las personas.

Es improbable que una sola instalación física impulse la asistencia generalizada a la oficina, por lo que la atención debe centrarse en la mayor ventaja: la oportunidad de estar con otras personas. Según la encuesta 2024 Americas Office Occupier Sentiment Survey de CBRE, los principales factores que los empleados consideran cruciales para volver a la oficina son la motivación y la relación con los compañeros. En particular, el 65% de los participantes calificaron estos aspectos de algo a muy importantes. Con una ocupación predecible, las organizaciones que tienen días de oficina fijos pueden planificar fácilmente la asistencia regular de todos los equipos. Las organizaciones que permiten a los empleados elegir sus días pueden requerir una planificación adicional para animar a todos los equipos a trabajar juntos en la oficina. Los equipos de operaciones pueden organizar eventos para toda la empresa, como reuniones de todos los equipos o experiencias sociales que fomenten el sentido de comunidad, aprovechen los grupos empresariales de empleados, apoyen causas sociales y muestren a los socios locales.

Figura 2: ¿Qué importancia tiene estar en la oficina por las siguientes razones?

Liderar el cambio con el ejemplo.

El 27% de las empresas afirman tener consecuencias por no seguir las políticas híbridas, frente al 8% en 2023, aunque solo la mitad las aplican con regularidad. La adhesión a las políticas comienza con el liderazgo; los líderes deben modelar el comportamiento que quieren ver en toda la empresa. Si los líderes no se presentan en la oficina, trabajan en espacios alternativos o utilizan los servicios de la oficina, los empleados tampoco lo harán.

Crear una colaboración de socios operativos.

Crear una experiencia eficaz en el lugar de trabajo requiere aportaciones y cooperación interfuncionales. La recopilación de comentarios y opiniones de los socios empresariales y los empleados a lo largo del proceso le permitirá saber si los cambios que está realizando tendrán eco en la empresa. Las implantaciones más exitosas se producen cuando existe colaboración y asociación entre RR.HH., IT, Comunicación y CRE. Trabajando conjuntamente para comprender a las personas y resolver las necesidades del lugar de trabajo, estos equipos pueden crear una experiencia más integrada y fluida.

A largo plazo

Reajustar los requisitos de las oficinas en función de la evolución de las necesidades y los estilos de trabajo.

El 98% de las empresas afirman que los días laborables entre semana (de martes a jueves) son los de mayor uso del espacio, mientras que la menor asistencia se produce los lunes y los viernes. Estos patrones de asistencia a la oficina influyen en los tipos de espacios que necesitan los empleados, en los edificios a los que dan prioridad las empresas y en cómo se gestiona el espacio. Mejorar los requisitos y el diseño de oficinas que reflejen los estilos de trabajo de los empleados creando espacios que apoyen la forma de trabajar de los empleados y los equipos. Muchas organizaciones incluyen una mezcla de espacio individual para la privacidad de las llamadas de concentración y videoconferencia, espacio para reuniones de colaboración y espacio flexible para eventos y actividades sociales.

Garantizar un acceso fluido a las herramientas necesarias para colaborar en entornos de trabajo muy diversos.

El 70% de las organizaciones apoyan su programa de trabajo híbrido con tecnología mejorada para resolver las necesidades clave de los empleados. Invierta en tecnología que proporcione una colaboración fluida en todos los entornos de trabajo de la oficina, especialmente en las salas de conferencias, donde los participantes en las reuniones pueden dividirse entre entornos presenciales y remotos. Los fundamentos tecnológicos de las salas de reuniones incluyen actualizar todas las salas de la oficina con equipos de videoconferencia coherentes (pantalla de visualización, dispositivo de control, licencia de software de conferencia y dispositivos periféricos como cámara y micrófono). El conocimiento de la presencia es igualmente importante para ofrecer una propuesta de valor a los empleados, de modo que los equipos puedan saber cuándo y dónde están sus compañeros, lo que impulsa la productividad y la conectividad.

Figura 3: ¿Cuál de las siguientes opciones está incluida en su programa híbrido?

Cambiar las prestaciones, políticas, instalaciones y servicios para compensar los desplazamientos.

Redefinir los programas de servicios que se centran en las prioridades de los empleados. Apoyar los servicios de confort con soluciones que ahorren tiempo a los empleados, como el acceso in situ a comida o la entrega de comida a domicilio de calidad de restaurante, la carga subvencionada de vehículos eléctricos y los programas de desplazamiento, así como las asociaciones con organizaciones y proveedores locales.

Comprender las preferencias de los empleados y cómo cambian con el tiempo garantiza que las instalaciones y los servicios in situ sean relevantes. Los datos de 2024 de CBRE muestran que las organizaciones dan prioridad a servicios similares de comida y confort, como servicio completo de comedor (55%), aparcamiento gratuito (24%) y cocinas bien equipadas (21%), ya que estos factores influyen significativamente en la decisión de los empleados de trabajar en la oficina.

Medición del rendimiento de los centros de trabajo

En la Parte 1, examinamos cómo las corporaciones han cambiado su enfoque de las métricas tradicionales a las métricas de eficacia, como la utilización y la satisfacción de los empleados. A medida que los indicadores de eficacia ganan importancia, la necesidad de medir el rendimiento del lugar de trabajo requiere nuevas métricas que se centren en una visión holística de la experiencia del lugar y de los empleados.

CBRE ha creado una nueva tabla de puntuación del rendimiento en el lugar de trabajo para comprender el impacto de las inversiones en la experiencia en el lugar de trabajo, evaluar cómo se comparan las empresas con sus homólogas del sector y mantener unos estándares coherentes. Esta tabla de puntuación va más allá de las métricas inmobiliarias tradicionales para examinar el impacto más amplio que tiene la oficina en la experiencia de los empleados, las prioridades empresariales y el impacto financiero.

Figure 4: Sample Workplace Performance Scorecard

La eficacia del lugar de trabajo mide hasta qué punto la experiencia laboral física y organizativa combinada respalda los objetivos empresariales y culturales de la empresa. Al medir el impacto de la experiencia laboral en el rendimiento de los empleados y de la empresa, como la satisfacción en el lugar de trabajo y la retención del talento, podemos comprender el verdadero valor y el retorno de la inversión (ROI) de las inversiones en el lugar de trabajo.

La tabla examina tres ámbitos clave para evaluar la eficacia en el lugar de trabajo:

1.  Eficiencia

Evaluar cómo el espacio apoya los estilos de trabajo de oficina de los empleados es fundamental para el éxito de un plan de espacio de trabajo. Medir las métricas de planificación del lugar de trabajo en todas las sedes y compararlas con las métricas de la cartera, la región o el sector es imprescindible para impulsar tanto el acceso productivo al espacio como una huella inmobiliaria optimizada.

2.  Experiencia

Maximizar la experiencia en el lugar de trabajo proporciona una experiencia in situ perfecta que atrae a los empleados y mejora la conexión organizativa. La medición de una experiencia satisfactoria en el lugar de trabajo va más allá de las métricas de uso, con métricas adicionales de sentimiento de los empleados, contratación/abandono y operaciones de las instalaciones para proporcionar una visión holística de la satisfacción en el lugar de trabajo.

3.  Impacto

Las organizaciones establecen objetivos de negocio para sus prioridades clave a través de iniciativas financieras, medioambientales y sociales. El cuadro de mando evalúa los costes de mejorar la experiencia actual en las instalaciones para ofrecer una comprensión clara de qué elementos tienen el mejor retorno de la inversión en relación con las prioridades empresariales.

Conclusión:

Invertir en el lugar de trabajo y en la experiencia de los empleados no es un mero resultado de la era del trabajo híbrido; es un requisito para las organizaciones que aspiran a prosperar en un entorno empresarial dinámico. Para implantar y mantener con éxito un programa híbrido, las organizaciones deben contar con el apoyo y el compromiso activo de los directivos. La combinación del apoyo y el comportamiento visible de los líderes, los requisitos de espacio físico y las inversiones relacionadas con la experiencia en el lugar de trabajo impulsan en última instancia la adopción y el éxito de la nueva política de asistencia.

Mediante la creación de un plan estratégico y la medición del impacto de las iniciativas de experiencia en el lugar de trabajo de forma inmediata y a largo plazo, las organizaciones pueden tomar decisiones intencionadas que garanticen que las inversiones produzcan beneficios tangibles en el rendimiento del centro y en la eficacia de los empleados.