Transformación de los espacios de oficina y claves para un entorno eficaz y colaborativo

Los lugares de trabajo han experimentado una importante transformación en los últimos cuatro años, impulsada por la tecnología, los avances en los procesos empresariales y los cambios en las necesidades de los empleados.

El trabajo híbrido está alterando las métricas y los indicadores clave de rendimiento de las oficinas y redefiniendo la forma en que las organizaciones asignan y miden el espacio. En este artículo, examinamos las características de un espacio de oficina eficaz, incluyendo las consideraciones importantes de hoy en día:

• Composición del espacio de oficina: ¿Cuál es la cantidad ideal de espacio individual frente a espacio de colaboración, densidad, tamaño y servicios?
• Diseño del lugar de trabajo: ¿Cómo ha evolucionado el diseño para adaptarse a las nuevas formas de trabajar y se corresponde la percepción del uso de la oficina con la realidad?
• Experiencia del empleado: ¿Cómo pueden los espacios de oficina incorporar a los empleados para atraer y retener el talento?
• Optimización de la cartera: ¿Cuánto espacio necesita una oficina para alcanzar sus objetivos de utilización?
• Co-working: ¿Qué importancia tiene la flexibilidad para las empresas?

Composición del espacio

Recalibrando prioridades: Espacio individual frente a espacio compartido

La era de los escritorios asignados al 100% en los entornos de oficina ha decaído. Según CBRE Workplace Project Benchmarking, el porcentaje de empresas que optan por asientos asignados ha descendido del 83% al 55%. Por el contrario, los modelos híbridos y de escritorios compartidos están ganando aceptación, aumentando del 12% al 36%, lo que refleja una creciente preferencia por la flexibilidad y los entornos de trabajo basados en la actividad.

Figura 1: Asignación de plazas en los proyectos de centros de trabajo de CBRE

Aumentan los porcentajes de escritorios compartidos

Este cambio no solo tiene que ver con el uso del espacio; es un análisis fundamental de cómo trabajamos. A medida que nos hemos desvinculado de la oficina, la proporción de empleados por asiento ha aumentado considerablemente desde 2021. Por primera vez, estamos viendo que el 62% de las organizaciones tienen una proporción de uso compartido objetivo igual o superior a 1,5 empleados por escritorio. De hecho, en comparación con 2023, el año pasado se produjo un aumento del 93% en los ratios de uso compartido objetivo a más de 2:1. Por el contrario, aunque sólo el 14% de las organizaciones siguen asignando un empleado por escritorio, 2024 marca el primer aumento en cuatro años, con el ratio 1:1 aumentando en popularidad en 10 puntos porcentuales desde 2023.

Sin embargo, la asignación de espacio puede ser bastante matizada, y las diferencias en los procesos organizativos y las funciones de los compañeros de equipo pueden dar lugar a variaciones en las métricas ideales para compartir escritorios. Por ejemplo, el 10% de las empresas de Servicios Financieros y Profesionales (FPS) asigna un escritorio por empleado, mientras que el 90% asigna de 1,01 a dos o más empleados por escritorio. Por el contrario, el 43% de las empresas de tecnología, medios de comunicación y telecomunicaciones (TMT) asignan una mesa por empleado, mientras que el 57% asigna de 1,01 a dos o más empleados por mesa.

Figura 2: Ratios globales de reparto de objetivos, 2024 frente a 2021

La densidad se estrecha con la recalibración del espacio

Esta eficiencia viene acompañada de una recalibración de los tipos de espacio para reflejar una combinación más dinámica de funciones de oficina, con una disminución de los espacios individuales del 51% en 2021 al 40% en 2024. Este descenso del 21% pone de relieve una tendencia creciente hacia los entornos colaborativos, ya que las empresas reconocen la importancia del trabajo en equipo para impulsar la innovación, la productividad y la cultura.

La necesidad de espacios colaborativos sigue evolucionando a medida que los lugares de trabajo se adaptan al trabajo en equipo. Sin embargo, es la primera vez desde 2021 que no asistimos a un crecimiento en este ámbito. El espacio compartido pasó del 16% en 2021 al 21% en 2023 y 2024, lo que indica que las empresas están adoptando el nuevo equilibrio entre espacio personal y compartido.

Se estabiliza el tamaño de las oficinas individuales

A medida que disminuye la necesidad de oficinas individuales, el tamaño medio se ha estabilizado en 9-13,9 metros cuadrados, lo que representa el 64% de los tamaños encuestados y sigue siendo el más común en las carteras de las empresas. Este estándar se ha mantenido estable en los últimos cuatro años, afirmando su papel como columna vertebral del diseño de espacios de trabajo modernos. Los despachos privados más grandes, de 20,9 metros cuadrados, disminuyeron drásticamente su popularidad, pasando del 16% a sólo el 4%, lo que indica un reajuste significativo en el uso del espacio y en las preferencias de los directivos. Los grandes despachos privados servían principalmente a individuos, pero podían albergar debates de 2-3 personas, y su descenso subraya la creciente importancia de las pequeñas zonas de reunión flexibles para la colaboración espontánea, disponibles para un público más amplio.

Los servicios cobran importancia

La oficina ha iniciado un renacimiento, impulsado por el aumento del compromiso de los empleados, la creación de redes y la socialización. Estamos asistiendo a la aparición de espacios de trabajo vibrantes y modernos. Los entornos de trabajo anticuados y estériles siguen siendo sustituidos por servicios que transforman el espacio de trabajo en una experiencia: un tapiz de centros sociales como restaurantes y cafeterías que conectan a la perfección con espacios al aire libre, salas de juegos que despiertan la creatividad y zonas polivalentes flexibles diseñadas para la colaboración.

No se trata sólo de mejoras estéticas. Representan un cambio fundamental en la forma de percibir el trabajo y la comunidad: por ejemplo, espacios municipales con gradas para reuniones dinámicas y retiros centrados en la salud que incluyen salas tranquilas, zonas tipo biblioteca e instalaciones de lactancia. Aunque el aumento general de la asignación de espacios de ocio sigue siendo modesto (apenas 6 puntos porcentuales, del 11% en 2021 al 17% en 2024), este cambio hacia espacios experienciales favorece la atracción y retención de una mano de obra cada vez más híbrida.

Figura 3: Los cinco principales servicios en el lugar de trabajo

El trabajo híbrido aumentó nuestra dependencia de los documentos electrónicos, acelerando las iniciativas sin papel y estabilizando la necesidad de espacios de apoyo (que a menudo incluyen almacenamiento, áreas de copia/impresión, etc.) que representan el 22% de las huellas físicas del lugar de trabajo en 2024.

A medida que las organizaciones reconocen que los entornos atractivos son esenciales para atraer y retener a los mejores talentos, anticipamos una ola de innovación en el diseño de oficinas. El futuro está claro. Para prosperar en una fuerza de trabajo cada vez más híbrida, crear espacios atractivos y agradables no es sólo una opción; es una necesidad. La oficina ya no es sólo un lugar de trabajo; se está convirtiendo en un destino para la conexión y la creación de cultura.

El lugar de trabajo en evolución: Cerrar la brecha entre percepción y realidad

La oficina, tal y como la conocemos, está experimentando un cambio radical, impulsado por los avances tecnológicos, los cambios demográficos de los trabajadores y la evolución de las expectativas de los empleados. Sin embargo, los datos de 2024 revelan una sorprendente desconexión entre la percepción que tienen las organizaciones de sus estrategias para el lugar de trabajo y el estado real de sus espacios de oficina.

El desajuste en los conceptos de diseño del lugar de trabajo

Muchas organizaciones creen que sus oficinas se basan principalmente en la concentración, pero los datos del mundo real cuentan una historia diferente. Hay una mayor prevalencia de diseños basados en la actividad y la colaboración. Esta discrepancia subraya la necesidad de un conocimiento más profundo de las estrategias del lugar de trabajo y su verdadero impacto en la productividad y el bienestar de los empleados.

Figura 4: Conceptos de planificación del puesto de trabajo

La evolución del diseño del lugar de trabajo

• 2021: Centrado en el trabajo individual: 2021 fue testigo de un fuerte énfasis en el diseño basado en la concentración, que atendía a las necesidades individuales de trabajo inmediatamente después de la pandemia. En aquella época, el trabajo a distancia era frecuente y se necesitaban espacios tranquilos y privados para concentrarse y ser productivo.
• 2022: Adopción de la colaboración: En 2022, la atención se desplazó hacia el diseño basado en la actividad, reconociendo la importancia de la colaboración y la flexibilidad. Este cambio refleja el regreso gradual de los empleados a los espacios de oficina y la comprensión de que el trabajo en equipo y las interacciones cara a cara son cruciales para la innovación y la resolución de problemas.
• 2023: Un enfoque equilibrado: En 2023, las organizaciones pretendían alcanzar un equilibrio entre los diseños basados en el enfoque y los basados en la actividad. Este enfoque equilibrado refleja el afianzamiento de modelos de trabajo híbridos, en los que tanto la concentración individual como los esfuerzos de colaboración se valoran por igual y son necesarios para un entorno de trabajo productivo.

Estas tendencias ponen de relieve cómo evoluciona el diseño del lugar de trabajo en respuesta a cambios sociales más amplios, avances tecnológicos y cambios en las expectativas de los empleados.

Figura 5: Tendencias en la planificación del lugar de trabajo

El futuro del trabajo: Un modelo híbrido

El futuro del trabajo es indudablemente híbrido, con una mezcla de trabajo a distancia y en la oficina. Para adaptarse a este cambio, las organizaciones deben replantearse sus estrategias en el lugar de trabajo. Entre las tendencias clave que configuran el futuro del diseño del puesto de trabajo se incluyen:

• El auge del lugar de trabajo experiencial: Las oficinas se están convirtiendo en algo más que espacios funcionales. Son experiencias inmersivas que incorporan elementos como el diseño biofílico, instalaciones artísticas y experiencias sensoriales para crear entornos inspiradores y atractivos.
• El poder de la tecnología: Los edificios inteligentes, impulsados por IoT y AI, están revolucionando la forma en que trabajamos. Desde la iluminación y la climatización automatizadas hasta los espacios de trabajo personalizados y las herramientas de colaboración de realidad virtual, la tecnología está transformando el lugar de trabajo en un ecosistema interconectado y sin fisuras.
• La oficina centrada en el ser humano: La atención se está desplazando del espacio físico a la experiencia humana. Al dar prioridad al bienestar de los empleados, las organizaciones pueden crear plantillas más sanas, felices y productivas. El mobiliario ergonómico, las estrategias de reducción del ruido y la organización flexible del trabajo son componentes esenciales de la oficina centrada en el ser humano.
• Espacios comunes de colaboración: Los espacios de colaboración altamente funcionales son cada vez más importantes a medida que los equipos se distribuyen y diversifican. Estos espacios deben diseñarse para fomentar la creatividad, la innovación y la interacción social.

Entender a las personas para mejorar la experiencia de los empleados

Desde la pandemia, las formas individuales de trabajar han cambiado, y han surgido distintas personas que reflejan diferentes necesidades de espacio de trabajo. Algunos empleados se han acostumbrado a trabajar en casa, adaptando sus necesidades y preferencias a todo, desde el escritorio físico y la silla hasta la configuración tecnológica necesaria para realizar su mejor trabajo. A medida que aumenta el número de empleados que tienen que volver a la oficina, las organizaciones se esfuerzan más por apoyar el trabajo en la oficina. Por ejemplo, los empleados a menudo desean tener acceso a espacios cerrados para mantener conversaciones confidenciales o a salas de reuniones tecnológicamente preparadas para la colaboración en presencia mixta. En otras palabras, la gente quiere espacios específicos para cada tarea.

Además de la calidad del espacio, la disposición de los asientos debe estar directamente relacionada con las pautas de trabajo del equipo. Comprender a estas personas puede ayudar a mejorar la experiencia de los empleados y a crear un lugar de trabajo más eficaz, diseñado específicamente para adaptarse a distintos estilos de trabajo. En particular, el estilo de trabajo y la persona se han convertido en los principales factores que influyen en la asignación de estaciones de trabajo, con un 56% de las empresas que ahora priorizan estos criterios, frente al 47% en 2023.

Figura 6: ¿Qué criterios determinan si a un empleado se le asigna un puesto de trabajo?

La función laboral, aunque es importante, ya no dicta el estilo de trabajo de los empleados. Una comprensión más holística de la composición del estilo de trabajo puede adaptar plenamente el espacio de oficina a las nuevas formas de trabajar. Los estilos de trabajo de las personas varían de una empresa a otra. Analizando estos patrones, hemos definido cinco conjuntos contrastados de necesidades y preferencias en el lugar de trabajo.

• Trabajo individual frente a trabajo en colaboración
• Partes interesadas locales frente a multiregionales
• Interacciones programadas frente a no programadas
• Entornos dinámicos frente a tranquilos
• Necesidades universales frente a necesidades específicas

La optimización de la cartera equilibra ahora las estrategias de expansión y contratación

Durante los últimos cuatro años, la optimización de la cartera ha sido el objetivo inmobiliario corporativo más común, con un 81%, seguido de cerca por el ahorro de costes, con un 76%, y el aumento de la utilización de oficinas, con un 72%. En consecuencia, una media del 69% de las carteras de oficinas de más de 3 millones de metros cuadrados ha experimentado reducciones significativas desde entonces, a medida que las empresas empezaban a aplicar planes para un futuro híbrido. Las principales estrategias que se han utilizado para alcanzar estos objetivos han sido reducir el espacio infrautilizado, renovar el espacio existente o acomodar el crecimiento dentro de la cartera existente.

En 2024, las reducciones de cartera se estabilizaron, con un 52% de empresas que informaron de que sus carteras se habían reducido, frente al 62% en 2023. Los datos apoyan aún más este cambio, ya que el 44% de los encuestados indican que esperan una expansión general en los próximos tres años, mientras que el 48% todavía espera una contracción, una distribución más uniforme que la mostrada en los últimos cuatro años. Además, cada vez son más las corporaciones que empiezan a incluir en sus estrategias de cartera los lugares en los que deberían expandirse estratégicamente, debido en parte a las oportunidades de mercado y al renovado interés por la asistencia en persona.

Gráfico 7: Cambios en la cartera 2020-2027

Empresas que utilizan estratégicamente el espacio flexible

El espacio de oficina flexible se ha convertido en una herramienta esencial para las empresas que pretenden respaldar sus estrategias de crecimiento y contracción, mitigar la incertidumbre y dar cabida a una plantilla distribuida. Esta tendencia es evidente en el cambio hacia un enfoque más equilibrado de las estrategias de crecimiento de la cartera frente a las de contracción y su notable estabilización. En concreto, las carteras de tamaño medio, de entre 3 y 12 millones de metros cuadrados, prevén aumentar (21%) o mantener (21%) el uso de oficinas flexibles, mientras que las carteras de mayor tamaño, de más de 12 millones de metros cuadrados, se inclinan más por reducir (17%) o mantener (17%) el uso actual de oficinas flexibles.

Gráfico 8: En el futuro, ¿cambiará el porcentaje de espacio de cotrabajo en la cartera? 

Globalmente, las razones más comunes para el co-working son las condiciones comerciales flexibles (30%), las opciones de ubicación (18%) y el coste (18%). Desde el punto de vista de la industria, sectores como Tecnología, Medios de Comunicación y Telecomunicaciones y Servicios Financieros y Profesionales tienen las estrategias más claramente establecidas para utilizar el espacio de oficina flexible. Estos sectores aprovechan el espacio de oficina flexible principalmente por sus condiciones comerciales flexibles (43% y 33%, respectivamente), opciones de ubicación (14% y 17%) y coste (14% y 33%). Sin embargo, muchos otros sectores se encuentran todavía en fases exploratorias y experimentales de adopción de la oficina flexible.

Las empresas industriales y logísticas (I&L) representan una parte sorprendentemente significativa del aumento. Casi dos tercios de las empresas de I&L aumentarán o mantendrán su presencia flexible. Principalmente aprovechan las oficinas flexibles para gestionar la variabilidad de la plantilla (43%) y los costes (29%). 

Gráfico 9: Motivos más comunes para el cotrabajo por sector de actividad

Aunque la adopción del espacio de oficina flexible varía según los distintos sectores, desempeña un papel crucial en el apoyo a los objetivos estratégicos y la flexibilidad operativa de las empresas.

Conclusión

La oficina tradicional está obsoleta. El cambio hacia el trabajo híbrido exige un rediseño radical de los entornos de trabajo, alejándose de las distribuciones estáticas y los escritorios asignados para dar paso a espacios dinámicos, flexibles y centrados en las personas. Las empresas deben adaptarse para atraer y retener el talento, ofreciendo oficinas inspiradoras y atractivas que fomenten la creatividad, la colaboración y el bienestar; el auge del lugar de trabajo experiencial refleja esta demanda. Estos espacios incorporan diseño biofílico, tecnología y arte para mejorar la experiencia de los empleados.

Sin embargo, existe una desconexión significativa entre las percepciones de las organizaciones sobre la estrategia del lugar de trabajo y la realidad de sus espacios de oficina. Muchas se aferran a modelos anticuados, sin dar prioridad a los entornos basados en la actividad y la colaboración que son cruciales para una plantilla híbrida. Para aprovechar plenamente el potencial del modelo híbrido, las organizaciones deben adoptar modelos de trabajo en evolución, invertir en tecnología, defender el bienestar de los empleados y cultivar la innovación. El lugar de trabajo del futuro integra a la perfección el trabajo y la vida, fomenta la comunidad y la pertenencia y ofrece a los empleados una experiencia verdaderamente excepcional.