Tecnología de gestión del lugar de trabajo y la ocupación en 2024

Medición de la eficiencia y eficacia del lugar de trabajo

La optimización de la cartera y la reducción de costes han seguido siendo los principales objetivos de los participantes en las encuestas Global Workplace & Occupancy Insights de CBRE de 2021 a 2023. Sin embargo, en 2023 se produjo un cambio masivo para medir y mejorar la experiencia en el lugar de trabajo. Los líderes de CRE que antes se centraban en la eficiencia de costes de la cartera ahora se enfrentan al reto de hacer que sus espacios también sean más eficaces. Como resultado, los responsables de los espacios de trabajo están dando prioridad a la experiencia dentro de su estrategia tecnológica.

Las nuevas métricas de ocupación que más importan

Cada vez son más los participantes que dan prioridad a las métricas que miden el rendimiento del espacio frente a su planificación. Por ejemplo, las métricas de densidad de planificación del espacio, como los metros cuadrados por persona y los metros cuadrados por asiento, se han sustituido por métricas de rendimiento en el lugar de trabajo, como el sentimiento de los empleados, la asistencia o el índice de presencia.

Apoyo a la experiencia en el lugar de trabajo físico y virtual

Para respaldar el nuevo enfoque en la experiencia híbrida en el lugar de trabajo, los participantes han ampliado su conjunto de herramientas tradicionales para incluir soluciones que respalden tanto el entorno de trabajo físico como el virtual. Esto incluye no sólo herramientas como las aplicaciones de experiencia del empleado y los sistemas de reserva de espacios, sino también herramientas que aprovechan los datos de herramientas de comunicación y programación altamente adoptadas como el correo electrónico, el chat y los calendarios, que proporcionan una rica fuente de datos existentes para informar sobre la eficacia del lugar de trabajo y el lugar de trabajo híbrido.

Más del 80% de los participantes integran sus herramientas tecnológicas para el lugar de trabajo, ya sea directamente mediante interfaces de programación de aplicaciones (API) o indirectamente a través de un almacén o lago de datos, para crear un ecosistema conectado que elimine la introducción manual de datos, simplifique los flujos de trabajo y amplíe el acceso a datos estandarizados. El resultado es un conjunto de herramientas tecnológicas escalable que mejora la experiencia de los empleados, acelera la toma de decisiones y gestiona la experiencia en el lugar de trabajo en entornos físicos y virtuales.

Las soluciones tecnológicas adecuadas para el puesto de trabajo dependen de la dinámica única de su cartera, de sus prioridades empresariales y de sus objetivos culturales. La madurez tecnológica de su organización, un concepto que se analiza en las páginas siguientes (véase la Fig. 8), determinará la viabilidad y el valor de incorporar a su conjunto de herramientas innovaciones para el puesto de trabajo como los gemelos digitales, la planificación dinámica basada en sensores y el análisis basado en IA. Antes de explorar estas innovaciones, es fundamental tener en cuenta las siguientes herramientas básicas que son fundamentales para cualquier conjunto de herramientas tecnológicas para el lugar de trabajo.

• Gemelo digital: réplica digital exacta de un edificio o espacio físico.
• Planificación dinámica basada en sensores: Capacidad de aprovechar los datos de los sensores de ocupación para tomar decisiones informadas sobre la asignación y el uso del espacio
• Análisis basados en IA: Análisis que proporcionan a las organizaciones información sobre el comportamiento de los empleados, las preferencias de espacio y las tendencias.
  
  

Sistemas de gestión del espacio

Soluciones integradas preferidas

Más del 80% de los participantes cuentan con integraciones automatizadas que introducen o extraen datos de su sistema de gestión de espacios. Estas integraciones agilizan el flujo de trabajo y mejoran la calidad de los datos al proporcionar una única fuente de información.

Consejo profesional: Al evaluar las ventajas de una estrategia de gestión del espacio, valore el impacto en su organización, incluido el valor de la flexibilidad, la facilidad de uso y la experiencia del usuario. Además, considere cómo la estrategia se alinea con los sistemas existentes y los complementa, maximizando el potencial de aprovechamiento de las soluciones implementadas.

Gestión de la utilización del espacio

Un recurso sin explotar para la gestión inteligente de edificios

Entre el segundo trimestre de 2022 y el segundo trimestre de 2023, la utilización media global de oficinas fue del 35%, un descenso del 45% respecto a la media global prepandémica del 64%. El impacto operativo y financiero del espacio infrautilizado es una de las principales preocupaciones de los líderes de CRE, lo que lleva a muchas organizaciones a implementar o ampliar las soluciones de gestión de la utilización. Hoy en día, la mayoría de los participantes confían en los datos de utilización para la estrategia de cartera y la planificación de la demanda, pero podemos esperar que los datos sean cada vez más importantes para la gestión inteligente de edificios a medida que se priorizan los objetivos ESG.

• Ocupación: espacio disponible que está o puede estar ocupado por personas o equipos.
• Utilización: cómo se utiliza el espacio disponible a lo largo del tiempo.

Los macrodatos de utilización satisfacían a los clientes en el pasado, pero se necesitan microdatos para el futuro

Del 81% de los participantes que miden la utilización del espacio, el 96% utiliza datos de paso de credenciales, un aumento del 21% desde 2021, impulsado por la disponibilidad y los costes relativos de captura. El menor uso de datos de Wi-Fi/red (un 19 % menos desde 2021) y sensores de umbral y escritorio/silla (un 42 % y un 68 % menos, respectivamente, desde 2021) sugiere que los datos de tarjetas de identificación han sido suficientes para respaldar los objetivos de la macrocartera para muchas organizaciones.

Los participantes planean mejorar su utilización de datos de Wi-Fi/red y sensores en el futuro para lograr un conjunto secundario de objetivos. Esto pone de relieve una creciente demanda de microdatos más refinados y de calidad superior, esenciales para una diversa gama de análisis estratégicos. Las empresas se inclinan ahora por hacer un seguimiento no sólo de la presencia de personas en un edificio o en una planta concreta, como indican los datos de paso de credenciales, sino también de la utilización real y la forma de uso del espacio. Los datos de Wi-Fi/red proporcionan información sobre la presencia en un espacio, mientras que los datos de los sensores aclaran las actividades específicas y los patrones de uso dentro de ese espacio.

Comprender cómo se relacionan los empleados con su entorno ayuda a las organizaciones a crear entornos de trabajo más eficientes y eficaces que mejoran la experiencia general de los empleados. Esto tiene el potencial de inspirar el regreso a la oficina, fomentar la moral y aumentar la productividad general.

Figura 6: Fuentes de datos de utilización actuales y futuras

Gestión de reservas de espacio

Los sistemas de reserva de espacios, utilizados tradicionalmente para reservar espacios de reunión, son cada vez más utilizados por los equipos inmobiliarios para gestionar espacios de trabajo compartidos u hoteleros. Del 88% que utiliza un sistema de reserva de espacios, el 85% lo utiliza para reservar espacios de reunión y el 62% para reservar espacios de trabajo.

Considerado en su día como una solución para el distanciamiento social y la programación de turnos de los empleados durante la pandemia, el uso de sistemas de reserva de espacios de trabajo se ralentizó en 2023, ya que muchos trabajadores volvieron a la oficina y encontraron amplios espacios de trabajo disponibles. Esperamos que el uso de los sistemas aumente a lo largo de 2024, a medida que las organizaciones reequilibren y reconfiguren los espacios de oficina infrautilizados para dar soporte a nuevos patrones de trabajo híbridos. La gestión del cambio y la planificación de la comunicación serán fundamentales para el éxito de la implantación de estas herramientas.

Figura 7: ¿Qué espacios se pueden reservar en el sistema de reserva de espacios?

1. ¿Cómo de fácil es el sistema: ofrece una interfaz intuitiva tanto para administradores como para usuarios finales?
2. ¿Puede el sistema adaptarse a las necesidades cambiantes de su organización y permite configuraciones personalizables?
3. ¿En qué medida se integra el sistema con las herramientas y sistemas existentes, como calendarios, correo electrónico y software de gestión de espacios?
4. ¿Qué funciones de análisis y elaboración de informes se ofrecen para hacer un seguimiento de la utilización del espacio, los índices de ocupación y las tendencias de las reservas? ¿Se ajustan las definiciones del sistema a las utilizadas en su organización?
5. ¿Cumple el sistema la normativa sobre privacidad y qué medidas de seguridad existen para proteger los datos confidenciales?

Aplicaciones para la experiencia del empleado

Las aplicaciones de experiencia del empleado deben facilitar la navegación por los entornos de trabajo físicos y virtuales proporcionando a los empleados una plataforma única de autoservicio para interactuar con las instalaciones y servicios del lugar de trabajo, como reservas de espacio, orientación y solicitudes de instalaciones. Aunque estas aplicaciones han ganado terreno en los últimos cinco años, los problemas de integración de datos y la mala gestión del cambio han dificultado su adopción generalizada. La implantación crecerá a lo largo de 2024, a medida que las organizaciones busquen formas de atraer a los empleados a la oficina a través de la conexión con sus compañeros y equipos y de una mejor experiencia en el lugar de trabajo.

Consejo profesional: Al explorar las aplicaciones de experiencia del empleado, comience por esbozar el viaje del empleado. Documentar cualquier fricción que sientan los empleados al pasar de un entorno de trabajo físico a uno virtual ayudará a identificar los casos de uso específicos que debe abordar la aplicación. Estos casos de uso pueden ayudar a cuantificar el valor, el impacto y el retorno de la inversión de la aplicación para desarrollar un caso empresarial sólido.

Crear un conjunto de herramientas tecnológicas para el lugar de trabajo es sencillo, pero no fácil. Comienza con un profundo conocimiento de la preparación operativa, así como de las necesidades actuales y futuras. Una vez que se entienden y documentan con claridad, una organización puede planificar un enfoque práctico para crear una pila tecnológica eficaz. Los siguientes pasos proporcionan las mejores prácticas que las organizaciones deben tener en cuenta a lo largo del proceso.

Empezar con un diagnóstico para evaluar la preparación operativa

Un diagnóstico de la tecnología en el lugar de trabajo proporciona una evaluación objetiva de la madurez actual de una organización en cuanto a procesos y tecnologías en el lugar de trabajo. Esta evaluación ayuda a identificar puntos fuertes, puntos débiles, carencias y riesgos potenciales para desarrollar y priorizar futuras inversiones en tecnología, oportunidades de integración, iniciativas de formación y mejoras de procesos. La madurez se puntúa en una escala de cinco puntos que va de menos maduro (reactivo) a más maduro (predictivo).

Nivel 1: Herramientas o procesos ad hoc

Nivel 2: Los sistemas no están conectados; los procesos pueden estar definidos, pero no implantados.

Nivel 3: Los sistemas están parcialmente integrados; los procesos están implantados.

Nivel 4: Los sistemas están totalmente integrados y es posible medir el rendimiento de los procesos.

Nivel 5: Los sistemas están totalmente integrados y automatizados; los procesos están en mejora continua.

Figura 8: Escala de madurez

Madurez de los procesos

Las tres características principales de una alta madurez de procesos:

• Procesos claramente definidos y documentados
• Aprovechamiento de la tecnología existente para automatizar procesos manuales que consumen mucho tiempo.
• Definición clara de funciones, responsabilidades, normas de datos y gobernanza
• La madurez media de los procesos de los clientes de CBRE Workplace & Occupancy Management es de 2,6/5,0

Madurez tecnológica 

Las tres principales características comunes para una alta madurez tecnológica:

• Tecnología del lugar de trabajo globalmente consistente y bien implementada
• Integración perfecta de sistemas
• Flujos de trabajo alineados con los procesos empresariales

La madurez tecnológica media de los clientes de CBRE Workplace & Occupancy Management es de 3,0/5,0.

Consejo profesional: Realice diagnósticos anuales de la tecnología en el lugar de trabajo que realicen un seguimiento de los cambios en la madurez año tras año. Esto crea una cultura de mejora continua, reasigna recursos según sea necesario y mitiga los riesgos operativos derivados de los cambios en las personas, los procesos y la tecnología que se producen con el tiempo.

Figura 9: Madurez media de la tecnología y los procesos

Desarrollar una hoja de ruta tecnológica

Planificar, implantar y gestionar estratégicamente las iniciativas tecnológicas requiere que las organizaciones desarrollen una hoja de ruta tecnológica para el lugar de trabajo que tenga en cuenta tanto la madurez de los procesos como la de la tecnología. Este enfoque es crucial para alinear los avances tecnológicos con los objetivos y presupuestos empresariales.

Las 10 razones principales para crear una hoja de ruta tecnológica incluyen:

1. Alineación con los objetivos empresariales: Una hoja de ruta tecnológica ayuda a alinear las iniciativas tecnológicas con las metas y objetivos empresariales generales. Garantiza que las inversiones en tecnología contribuyan al éxito de la empresa.
2. Planificación estratégica: Una hoja de ruta permite la planificación estratégica al proporcionar una visión clara de cómo puede evolucionar la tecnología del lugar de trabajo con el tiempo. Esto ayuda a priorizar y secuenciar los proyectos tecnológicos en función de su importancia estratégica.
3. Asignación de recursos: Una hoja de ruta ayuda a asignar eficazmente los recursos, incluidos el presupuesto, el tiempo y el personal.
4. Mitigación de riesgos: Identificar los riesgos potenciales ayuda a minimizar las interrupciones y garantiza transiciones tecnológicas fluidas.
5. Integraciones tecnológicas: Una hoja de ruta facilita la integración de las nuevas tecnologías con los sistemas y procesos existentes. De este modo se garantiza que la introducción de nuevas tecnologías sea fluida y no cree silos dentro de la organización.
6. Adaptación al cambio: La tecnología evoluciona constantemente y una hoja de ruta ayuda a adaptarse a los cambios tecnológicos permitiendo flexibilidad para incorporar tecnologías emergentes y ajustar la estrategia en respuesta a los cambios de la industria.
7. Comunicación con las partes interesadas: Una hoja de ruta tecnológica sirve como herramienta de comunicación para las partes interesadas internas y externas; proporciona transparencia sobre la estrategia tecnológica de la organización, lo que fomenta la comprensión y el apoyo.
8. Adopción y formación de los usuarios: Uno de los pasos más cruciales para garantizar que los empleados estén adecuadamente preparados para los cambios en la tecnología y maximicen los beneficios de las nuevas herramientas y sistemas.
9. Gestión de costes: Esbozar los costes asociados a cada iniciativa tecnológica permite una gestión eficaz de los presupuestos, evita sobrecostes y garantiza que los recursos financieros se asignen de forma inteligente.
10. Ventaja competitiva: Las organizaciones que tienen una hoja de ruta tecnológica bien definida están mejor posicionadas para obtener una ventaja competitiva. Pueden aprovechar la tecnología para innovar, agilizar los procesos y responder con mayor eficacia a las demandas del mercado.

Desarrollar una hoja de ruta tecnológica para el lugar de trabajo es un imperativo estratégico para las organizaciones que desean aprovechar el poder de la tecnología para impulsar el éxito empresarial. Proporciona un enfoque estructurado de la planificación, implantación y gestión continua de la tecnología.

Establecer un programa de gobierno de datos

Establecer un programa de gobierno de datos como parte de una estrategia global de tecnología en el lugar de trabajo es una parte esencial del kit de herramientas de cualquier organización. Hoy en día, muchas empresas incluso tienen sus propios departamentos de Gobierno de Datos.

Un programa de gobierno de datos bien definido y establecido es crucial por las siguientes razones:

1. Precisión y coherencia de los datos: Un programa de gobierno de datos garantiza que el espacio relacionado sea preciso, coherente en todas las aplicaciones y fiable, esto es vital para tomar decisiones informadas sobre la asignación, utilización, ocupación y planificación del espacio.
2. Toma de decisiones eficiente: Contar con un programa de gobierno de datos bien definido garantiza que los responsables de la toma de decisiones tengan acceso a datos actualizados y de alta calidad. Esto facilita una toma de decisiones más eficiente y eficaz.
3. Colaboración y comunicación: Un enfoque estandarizado de la gobernanza de datos garantiza que los diferentes departamentos de una organización compartan un entendimiento común de los datos relacionados con el espacio.
4. Ahorro de costes: Los datos precisos y coherentes permiten a las organizaciones identificar oportunidades de ahorro de costes. Esto podría incluir la optimización del espacio, la reducción del espacio infrautilizado y la implementación de diseños más eficientes.
5. Adaptabilidad al cambio: Un programa sólido de gobernanza de datos garantiza que los datos puedan adaptarse y actualizarse fácilmente para reflejar los cambios organizativos y contribuir al éxito y la eficiencia generales.
   
   

El siguiente gráfico muestra el marco de gobernanza de datos propio de CBRE, que se basa en tres etapas del ciclo de vida (recopilar, almacenar y entregar) y se agrupa en categorías de procesos que abarcan todo el ciclo de vida de los datos.

El marco Recopilar, Almacenar y Entregar también se utiliza para priorizar y planificar. Las prioridades y necesidades de una organización determinarán qué componentes deben abordarse y entregarse a lo largo del tiempo.

Figura 10: Marco de gobernanza de datos: recopilar, almacenar y entregar

Integrar un programa de gobierno de datos en la creación de un conjunto de herramientas tecnológicas para el lugar de trabajo es esencial para garantizar la integridad de los datos, el cumplimiento, la seguridad y la eficacia general de las iniciativas tecnológicas.

Mediante una definición clara de las funciones y responsabilidades y unas prácticas y normas coherentes de gestión de datos, los directivos de las empresas pueden tomar decisiones informadas, precisas, basadas en datos y procesables.

Las organizaciones deben adaptar sus estrategias tecnológicas en el lugar de trabajo para dar prioridad a la experiencia en el lugar de trabajo, adoptar métricas en evolución y crear conjuntos de herramientas completos.

Esta transformación implica no sólo seleccionar las tecnologías adecuadas, sino también hacer hincapié en la importancia de alinear las estrategias tecnológicas con los objetivos empresariales, evaluar la preparación operativa, desarrollar hojas de ruta estratégicas e implantar programas sólidos de gobernanza de datos para una toma de decisiones informada.

La creación de un conjunto de herramientas tecnológicas eficaces para el lugar de trabajo comienza con una evaluación diagnóstica de la preparación operativa y una hoja de ruta tecnológica alineada con los objetivos empresariales, la asignación de recursos y la mitigación de riesgos. Por último, el establecimiento de un programa de gobernanza de datos es esencial para garantizar la precisión, la eficiencia y la adaptabilidad al cambio.