Informe | Adaptive Spaces, Evolving Workforces
La eficacia de los programas híbridos de asistencia a la oficina, políticas y características comunes
Parte 2 de nuestra serie 2024-2025 CBRE Global Workplace & Occupancy Insights
febrero 5, 2025
Introducción
A medida que las organizaciones de todo el mundo se adaptan a un entorno post-pandémico, el modelo de trabajo híbrido ha surgido como enfoque preferido. En la actualidad, el 92% de las políticas relativas al lugar de trabajo incluyen programas híbridos, lo que supone un aumento significativo con respecto al 71% registrado tan sólo tres años antes. Esta tendencia subraya un cambio en la dinámica del lugar de trabajo, donde coexisten la flexibilidad y la conectividad en persona.
Un modelo de trabajo híbrido equilibra el tiempo de trabajo dentro y fuera de la oficina, reconociendo que para los trabajadores, el trabajo trasciende la ubicación, el día de la semana y la hora del día. Aunque la mayoría de las organizaciones fomentan cierto nivel de asistencia a la oficina, la demanda de flexibilidad por parte de los empleados sigue siendo alta.
En general, los directivos creen que la participación en experiencias compartidas con los compañeros en la oficina aumenta el compromiso y la lealtad a la organización. Esto se refleja en la investigación de CBRE sobre el desgaste de la plantilla según las políticas de asistencia a la oficina establecidas (que también señala que la política es sólo uno de los factores que influyen en el desgaste de los empleados).
La variabilidad entre sectores pone de relieve las diferencias entre los distintos tipos de trabajadores, etapas vitales y estilos de trabajo. Los trabajadores del sector tecnológico, que por lo general inician su carrera y suelen vivir en centros urbanos, tienen una menor rotación cuando regresan por completo a la oficina. Por el contrario, los abogados, que suelen ser trabajadores más experimentados en etapas posteriores de su carrera y viven en entornos suburbanos, presentan la mayor rotación con políticas de plena reincorporación a la oficina. Las estadísticas del sector son las más parecidas en el modelo híbrido Mostly Office, lo que sugiere que este enfoque es una posición por defecto justificable que equilibra las prioridades de los ejecutivos en cuanto a tiempo en persona con una flexibilidad moderada. Los datos sobre qué políticas son las más comunes así lo confirman.
Figura 1: ¿Varía el riesgo de rotación de empleados según el sector industrial?
Los ejecutivos adoptan una política híbrida
En los últimos 12 meses, las políticas de asistencia a la oficina han alcanzado una meseta, y muchas empresas informan de que han llegado a un estado de funcionamiento estable. La proporción de empresas con un componente híbrido en su programa ha aumentado dos puntos porcentuales desde el 90% de 2023, y 21 puntos porcentuales desde el 71% de 2021. Sin embargo, incluir un programa híbrido en su política de lugar de trabajo no significa que las empresas no valoren el tiempo en persona y en la oficina. De hecho, el 57% de las organizaciones prefiere un modelo híbrido «mayoritariamente de oficina», que requiere al menos tres días en la oficina, y ninguna de las encuestadas opta por un acuerdo totalmente remoto.
Las grandes empresas (las que ocupan más de 3 millones de metros cuadrados cuadrados) adoptan mayoritariamente modelos híbridos. La mayoría de las organizaciones más pequeñas (las que ocupan menos de 3 millones de RSF) también adoptan el modelo híbrido, aunque una minoría de ejecutivos de este tamaño no apoya estas políticas.
Figura 2: ¿Incluye la política del lugar de trabajo un programa de trabajo híbrido?
Ventajas subyacentes de las políticas híbridas
Las ventajas del trabajo híbrido pueden resumirse en un tema central: conectividad con flexibilidad. Los empleados aprecian la exposición y las interacciones que supone trabajar en una oficina. Muchos de ellos, sin embargo, desean la autonomía ocasional del trabajo a distancia. Los empleados no sólo ahorran tiempo y dinero reduciendo los días de desplazamiento al trabajo, sino que también utilizan ese tiempo recuperado para cuidar a sus hijos, hacer ejercicio, trabajar más y administrar su hogar. Sin embargo, el deseo de conectividad en persona sigue siendo fuerte. Esto se refleja en las tasas de abandono debidas a las políticas de asistencia a la oficina.
Los patrones de asistencia revelan que los lunes y los viernes tienen unos índices de presencia de empleados significativamente más bajos que los días entre semana. Esto sugiere una nueva flexibilidad en la intersección del trabajo y el tiempo personal que probablemente persistirá a medida que los empleados prioricen la armonía entre trabajo y vida privada.
La adopción de políticas híbridas ha permitido la evolución de la cartera inmobiliaria. El alcance de esta optimización depende de la estructura de la cartera y de la capacidad de transacción, modificación y densificación del espacio. Para hacernos una idea del ahorro de metros cuadrados que han conseguido los ocupantes, hemos elaborado tres estimaciones diferentes a partir de tres muestras distintas:
Macroeconomía
10% de reducción de espacio por persona
Se calcula dividiendo el empleo que utiliza oficinas por el total de metros cuadrados ocupados en todo el país.
Ajustes a nivel de cartera
Reducción del 15% del espacio por persona
Este porcentaje se deriva de nuestra Encuesta de Ocupación, que tiene en cuenta las carteras completas de las grandes empresas clientes, que suelen ser una combinación de locales propios y alquilados.
Nuevas construcciones específicas
Reducción media del 30% del espacio por persona
Esta muestra se compone de clientes que se trasladan a nuevas instalaciones. La reducción del 30% refleja el cambio en el espacio adquirido una vez considerado el crecimiento futuro. Esto significa que, aunque en algunos casos las organizaciones están ocupando más espacio, siguen ocupando un 30% menos de lo que habrían ocupado en comparación con su estrategia de ocupación anterior si se tiene en cuenta el crecimiento previsto.
La optimización de la cartera es posible gracias a que las organizaciones implementan más soluciones bajo demanda para el alojamiento de los empleados in situ. La investigación de CBRE muestra que, por primera vez, el número de personas supera las plazas proporcionadas dentro de la cartera de clientes gestionada por CBRE.
El impacto económico dentro de las organizaciones es significativo. Suponiendo que se consiga una reducción de espacio del 10% en la cartera gestionada media de 7,5 millones de RSF, a los precios de alquiler medios de EE.UU., esto reflejaría una reducción de alquiler anual de 25-30 millones de dólares.
Figura 3: Ratios mundiales de reparto de objetivos, 2021 frente a 2024
Comprender los patrones de asistencia y medir los programas de trabajo híbrido
Seguimiento de la asistencia y el uso
De las organizaciones con políticas híbridas que requieren que los empleados trabajen desde la oficina, alrededor del 60% realizan un seguimiento de la asistencia, principalmente a través de tarjetas de seguridad. En general, el 90% de las organizaciones optan por este método de seguimiento del uso, que ha seguido siendo el más popular en los últimos cuatro años, seguido de los sistemas de reserva (52%) y la observación visual (38%). La confianza en las tarjetas de seguridad refleja su eficacia a la hora de proporcionar datos en tiempo real sobre el uso de las oficinas.
Gráfico 4: Fuentes de datos de uso, actuales y futuras
A medida que avanzamos en este panorama laboral híbrido, comprender los patrones de asistencia y las preferencias de los empleados será crucial para las organizaciones que buscan optimizar sus estrategias en el lugar de trabajo. Las siguientes métricas clave pueden ayudar en la toma de decisiones:
Tasa de asistencia diaria y dinamismo
Controlar la asistencia diaria a una oficina y compararla con la capacidad de la misma puede proporcionar información sobre cuántos días laborables “vibrantes” se están produciendo en la oficina. En pocas palabras, si una oficina está demasiado vacía, no es dinámica. El punto óptimo de actividad y energía se produce cuando al menos dos tercios de la oficina están ocupados. Si la oficina está en ese punto óptimo, lo llamamos un «día vibrante». Medir cuántos días son vibrantes es una buena forma de hacer un seguimiento del rendimiento de un lugar de trabajo.
Distribución de las tasas de presencia individual
Saber cuántos empleados acuden cuatro o más veces a la semana frente a los que acuden 2 ó 3 veces puede servir de base para las estrategias de asignación de asientos y espacio. Estos datos granulares pueden ayudar a las organizaciones a adaptar la distribución de sus oficinas a las necesidades de los distintos equipos.
Conseguir el equilibrio adecuado en la asistencia a las oficinas ajustando la tasa de asistencia diaria y la distribución de esa demanda a lo largo de la semana es fundamental para crear una experiencia excepcional en el lugar de trabajo. Para ello, hay que prestar atención tanto a la ocupación del espacio (cuántas personas acuden un día determinado) como a la distribución de los asientos para los trabajadores en esos días (cuántos asientos y de qué variedad se ofrecen). Como se refleja en el siguiente diagrama, y en consonancia con la mayoría de los ocupantes que ahora limitan la oferta de asientos y crean lugares de trabajo compartidos, el equilibrio óptimo crea una experiencia más vibrante.
Figura 5: Medición de la vitalidad de las oficinas
Fuente: CBRE Consulting, 2024.
Figura 6: Recalibración de la vibración
Fuente: CBRE Consulting, 2024.
Características comunes de los programas híbridos eficaces
Los programas híbridos tienen varias características comunes que contribuyen a su eficacia. Un notable 70% prioriza la inversión en herramientas tecnológicas, garantizando que los empleados dispongan de los recursos necesarios para facilitar una colaboración fluida, tanto si trabajan a distancia como en la oficina.
El 66% de los programas híbridos destacan la importancia de la gestión del cambio y la comunicación. Estas iniciativas ayudan a crear un entorno transparente y de apoyo, manteniendo a los empleados informados y comprometidos durante las transiciones.
Los datos muestran que el 62% de los programas híbridos ofrecen información sobre las instalaciones y servicios disponibles en la oficina, lo que permite a los empleados tomar decisiones basadas en datos sobre dónde trabajan y qué recursos tienen a su disposición.
Además de estas características comunes bien adoptadas, tanto los empleados como los directivos siguen necesitando una formación significativa. Esto pone de manifiesto un importante ámbito de mejora, ya que la mejora de los programas de formación puede dotar al personal de las habilidades y conocimientos necesarios para prosperar en un entorno de trabajo híbrido, lo que se traduciría en un mayor éxito de estos programas. Abordar esta carencia será crucial para las organizaciones que busquen optimizar sus estrategias de trabajo híbrido, garantizar una productividad sostenida y fomentar la satisfacción de los empleados.
Figura 7: ¿Cuáles son los objetivos para apoyar el trabajo híbrido?
Fuente: Programa de evaluación comparativa de lugares de trabajo y ocupación de CBRE, 2024.
Figura 8: ¿Cuál de las siguientes opciones está incluida en su programa de trabajo híbrido?
Fuente: Programa de evaluación comparativa de lugares de trabajo y ocupación de CBRE, 2024.
La clave está en la comunicación
La diferencia entre la asistencia a las oficinas a la que se aspira y la real se ha reducido. La alineación entre las políticas previstas (aspiracionales) y las comunicadas (reales) ha mejorado, con una diferencia media de solo dos puntos porcentuales en 2024. Esta diferencia se ha reducido en tres puntos porcentuales desde 2023. Esto sugiere que las organizaciones se están volviendo más cohesivas en sus estrategias de trabajo híbrido, lo que es esencial para el éxito a largo plazo.
Necesidades cambiantes en el lugar de trabajo
Estos patrones de asistencia están cambiando los tipos de espacios que necesitan los empleados, los atributos de los edificios que las empresas priorizan y la forma de gestionar el espacio.
Demanda de más espacios sociales y de colaboración
La necesidad de crear experiencias más conectadas en la oficina ha llevado a reequilibrar el entorno físico para aumentar tanto los espacios de ocio como la colaboración. Al pasar menos días en la oficina, el trabajo colaborativo en persona se ha convertido en un punto central de la experiencia en la oficina. Por ello, ha aumentado la demanda de espacios de colaboración.
Prioridad a la conectividad entre las personas
Las organizaciones dan ahora prioridad a la formación y la creación de redes a la hora de elegir oficinas. Esta tendencia ha inclinado las preferencias hacia edificios de oficinas equipados con servicios sociales que animan a la gente a reunirse -incluidas terrazas en la azotea, cafeterías y salas polivalentes- situados en barrios dinámicos. Estos atributos hacen más atractivo el trabajo en la oficina y fomentan el compromiso de los empleados.
Abrazando el futuro híbrido
A medida que nos adentramos en este panorama del trabajo híbrido, la interacción entre la flexibilidad y la colaboración en persona dará forma a las estrategias organizativas de cara al futuro. Al aprovechar los datos y priorizar las necesidades de los empleados, las empresas pueden crear un entorno de trabajo propicio que equilibre la flexibilidad con los beneficios de las interacciones cara a cara.
El modelo de trabajo híbrido no es sólo una solución temporal; es una estrategia a largo plazo que configurará el futuro del trabajo. Adoptar este modelo permite a las organizaciones seguir siendo competitivas, atraer a los mejores talentos y fomentar una cultura de colaboración e innovación. En esta nueva normalidad, la flexibilidad es clave, al igual que el reconocimiento del valor que las conexiones en persona aportan al lugar de trabajo.
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