Artículo

Movilización: Sentando las bases del éxito

La prestación de un buen servicio de FM depende de una movilización exitosa

agosto 31, 2022

mobilisation-setting-the-foundations-for-success-972x1296

Desde la pandemia, el mundo sigue volviendo a la "normalidad" y, en algunos casos, adaptándose a la nueva normalidad. En lo que respecta al lugar de trabajo, las empresas se han esforzado más que nunca por hacer volver a los empleados a la oficina y proporcionarles sus modelos de trabajo híbrido preferidos. Muchas organizaciones han cambiado su enfoque para invertir en estrategias de workplace a largo plazo que apoyen la atracción y retención del talento.

El FM es la base en lo que a experiencia única del empleado respecta. Desde garantizar que el edificio esté a la temperatura adecuada hasta ofrecer experiencias gastronómicas atractivas, una maquinaria de FM bien engrasada es esencial para tentar a los empleados a volver al lugar de trabajo y atraer nuevo talento a las organizaciones.

La preparación es la clave

Los meses críticos que transcurren entre la adjudicación de un contrato y el inicio de la prestación del servicio se conocen como la fase de movilización (o, a veces, el periodo de transición). Esta fase, que puede durar entre 30 días y tres meses, es el momento en el que unos cimientos sólidos y una fuerte colaboración entre el proveedor de servicios y el cliente marcarán la pauta para el futuro funcionamiento del contrato.

También creemos que la movilización es el punto de partida para ayudar a los clientes a alcanzar sus objetivos. Para iniciar la movilización, nuestra prioridad es comprender las prioridades del cliente y, a través de los datos, ofrecer servicios para mejorar la eficiencia, el ahorro de costes, las soluciones inteligentes y la sostenibilidad. Al llevar a cabo un proceso exhaustivo de verificación de los activos, la alineación de los objetivos y la incorporación del equipo, los proveedores de FM pueden convertirse en un aliado de confianza para ayudar al cliente a alcanzar sus objetivos a largo plazo.

A veces hay presiones para acelerar la movilización -a menudo debido al cierre del ejercicio financiero, los cambios de cartera, los cierres de instalaciones, la urgencia del negocio o simplemente el entusiasmo por el cambio-, pero incluso con estas presiones en juego, la preparación no puede precipitarse. El éxito de la movilización no es algo que ocurra por casualidad, sino que requiere un enfoque estructurado y un plan riguroso. Durante este periodo, es imperativo que las cuestiones no resueltas se pongan de manifiesto en una fase temprana y se aborden rápidamente, lo que también ahorrará mucho tiempo a la hora de solucionar problemas a posteriori.

Cinco factores críticos de éxito para una movilización perfecta

Gracias a nuestra experiencia en innumerables movilizaciones, sabemos cómo establecer en los contratos las bases necesarias para una asociación exitosa a largo plazo y un funcionamiento eficiente de los edificios.

  1. Comunicación sólida
    La clave del éxito de cualquier contrato es una buena comunicación. Dado que muchos contratos de gestión de edificios son complejos desde el punto de vista operativo y en ellos intervienen múltiples expertos técnicos y puntos de contacto, una buena comunicación es vital. Mientras que una relación sólida se construye generalmente durante la fase de licitación, el periodo de movilización permite a todas las partes conocerse mejor mientras trabajan en colaboración en la entrega del servicio y discuten las aspiraciones futuras.
  2. Traspaso sólido
    Un paso importante para el éxito de la movilización es asegurarse de que el equipo de ventas del proveedor de servicios haya realizado un traspaso sólido al equipo de movilización, y que tanto el equipo del cliente como el del proveedor estén de acuerdo con las actividades de movilización, los hitos y la gobernanza. La clave para ello es identificar al responsable de la cuenta dentro de la empresa lo antes posible, si no durante el proceso de licitación, para apoyar la movilización y evitar otro traspaso del equipo de movilización al equipo de prestación de servicios.
  3. Comprometer a los empleados
    A menudo, los nuevos contratos de instalaciones conllevan la contratación de nuevos empleados o la transición de los empleados de un proveedor de servicios a otro (lo que se conoce como TUPE). Es esencial que todos los empleados del equipo de FM se familiaricen con la cultura, la misión y los valores tanto del proveedor de FM como de la organización contratante. Deben tener tiempo para conocer a sus nuevos compañeros y directivos, comprender a fondo su futuro papel y sumergirse por completo en la visión del nuevo contrato.

    El papel del proveedor de FM es asegurarse de que todos los empleados se incorporan al viaje, disipando cualquier temor y asegurándose de que están contentos en su nuevo puesto. También es importante confirmar que las aptitudes de la plantilla existente coinciden con las necesarias para prestar el nuevo servicio y certificar que todos los empleados están en la posición adecuada para el día de la puesta en marcha. En esta fase también es fundamental el compromiso con los usuarios del edificio, los socios de la cadena de suministro y otras partes interesadas.
  4. Garantizar el cumplimiento
    El cumplimiento de la normativa debe ser una de las principales prioridades de cualquier proveedor de servicios durante la fase de movilización. Los fallos de cumplimiento pueden ser muy perjudiciales, no solo para el buen funcionamiento de las operaciones, sino también para la reputación de la marca y, en casos extremos, para la ley. Por lo tanto, hay que centrarse en la incorporación de un marco de cumplimiento sólido, que incluya procesos, gobernanza y tecnología.

    Desde la recepción hasta la seguridad, desde el mantenimiento hasta la limpieza, desde el catering hasta el paisajismo, todas las partes interesadas de la organización contratante confían en un alto nivel de cumplimiento en toda la operación de FM para crear un lugar de trabajo que funcione bien. Se trata, por supuesto, de una exigencia mayor en un momento en el que la dirección espera más de su lugar de trabajo como parte de su campaña para atraer a los empleados a la oficina.
  5. Claridad comercial
    A pesar de centrarse en acordar contratos exhaustivos, siempre hay pequeños elementos en los que una vez comenzado el contrato los equipos de FM sobre el terreno deben convenir los aspectos prácticos. A lo largo del proceso de licitación, es beneficioso hacer una "prueba de resistencia" de la solución para asegurarse de que el equipo de FM del cliente ha tenido en cuenta estas consideraciones gracias a sus conocimientos sobre el terreno. Sin embargo, durante la movilización, tanto el proveedor de servicios como el equipo contratado disponen de una ventana durante la cual pueden poner a prueba las suposiciones y resolver los puntos de ambigüedad. Se trata de un paso crucial que conduce a la clarificación de expectativas y a una mayor conciencia del papel de cada uno.

Fórmula probada

La prueba de fuego de que la movilización ha alcanzado sus objetivos es que la transición sea fluida y que los posibles contratiempos sean mínimos desde el inicio. Una vez puestas en práctica las cinco áreas de probada eficacia, se habrán sentado las bases para una asociación de FM exitosa a largo plazo. Llegará la fecha en la que se ejecute la planificación, se finalice la due dilligence, se complete la transferencia TUPE y se incorporen todos los empleados. Ahora es el momento de pulsar el simbólico botón verde y entrar en funcionamiento. Si la movilización se lleva a cabo correctamente, no solo será el comienzo de una asociación exitosa, sino que también será un gran hito para ayudar al cliente a alcanzar sus objetivos empresariales.

Descárgate el informe completo:

Servicios relacionados

Insights relacionados

Item 0 Item 0 Item 0 Item 0 Item 0 Item 0