Capítulo 2

Desarrollo de estrategias de consolidación del espacio

Diez medidas para reducir el coste total de ocupación

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La optimización de la cartera, en su forma más simple, puede definirse como la garantía de que una empresa tiene el tamaño y la estructura adecuados de las instalaciones, en las ubicaciones adecuadas, en el momento adecuado y por el coste adecuado.


A medida que las empresas siguen experimentando con el trabajo híbrido -lo que se traduce en una infrautilización de los activos-, necesitan cada vez más, dimensionar correctamente sus carteras de oficinas y reducir el exceso de oferta de espacio.

El mantra del equipo de Consultoría de Estrategia de Cartera de CBRE es "Los datos limpios son el combustible para cohetes de la optimización de la cartera". Cualquier iniciativa de optimización debe comenzar primero con datos precisos, tanto de la cartera inmobiliaria como de la previsión adecuada de los datos de demanda de espacio.Cuando los responsables de CRE&F disponen de los datos adecuados, las decisiones de optimización de la cartera se basan en hechos y pueden tener un impacto notable en la cuenta de resultados y el balance de una empresa.

La optimización de la cartera puede:

  • Mejorar las condiciones de los arrendamientos existentes no programados para su salida/consolidación
  • Permitir mejores espacios de trabajo y colaboración mediante negociaciones más específicas para la mejora de los inquilinos.
  • Mitigar el riesgo mediante el aprovechamiento de espacios ágiles
  • Consolidar ubicaciones mediante estrategias de espacio a nivel de unidad de negocio, país, metro y activo.
  • Examinar los distintos mercados en función de la disponibilidad y diversidad de la mano de obra
  • Mejorar la eficiencia general y el rendimiento empresarial
  • Explorar las consideraciones de sostenibilidad a largo plazo

¿Cómo empezar?

La optimización de carteras puede resultar abrumadora, pero sin duda puede tener un gran impacto en la reducción del Coste Total de Ocupación (CTO). Muchos clientes de CBRE se preguntan: "Incluso cuando tengo mis datos en orden, ¿por dónde empiezo?". 

El equipo de Consultoría de Estrategia de Cartera Global de CBRE ha desarrollado un proceso de siete pasos para que los líderes de CRE&F lo sigan, particularmente en lo que se refiere a abordar la optimización de la cartera en medio de un futuro laboral en evolución:

  • Explorar políticas alternativas de lugares de trabajo híbridos y medir el impacto que cada una tiene en la futura demanda de espacio en todas las líneas de negocio.
  • Cuantificar las distintas implicaciones en términos de costes.
  • Desarrollar una visión del futuro lugar de trabajo para su empresa, que incluya la definición del "por qué" de la oficina, las ubicaciones, los metros cuadrados, el espacio de colaboración, la tecnología y la experiencia.
  • Desarrollar estrategias alternativas de optimización (incluidos análisis financieros), señalando qué instalaciones abandonar, cuándo y el impacto en esos empleados.
  • Determinar las acciones y los costes de renovación de los espacios existentes para dar cabida al uso compartido de escritorios y mejorar la experiencia de los empleados (por ejemplo, más espacio de colaboración, tecnología), junto con los impactos de carbono.
  • Identificar los riesgos potenciales y las estrategias de mitigación.
  • Desarrollar el argumento comercial, la justificación y el plan de aplicación de las acciones y soluciones propuestas.
  • Comunicar la nueva cartera y los objetivos del centro a los socios de operaciones y proyectos, con instrucciones para que sean creativos en sus tácticas de aplicación.

¿Por qué ahora?

Muchas empresas han estado guardando espacios infrautilizados desde el inicio de la pandemia, anticipándose a la vuelta de los empleados a la oficina. Las empresas se plantean ahora un futuro en el que no todos los empleados vuelvan a la oficina cinco días a la semana y el consiguiente impacto de las políticas de trabajo híbrido. Los altos directivos están cansados de pagar por espacios no utilizados y los accionistas quieren saber qué ahorros pueden conseguirse y en cuánto tiempo.

A medida que se consolidan los planes de vuelta a la oficina, los directivos de CRE&F deben ser proactivos y asegurarse de que cuentan con una estrategia integral de optimización de la cartera que proporcione un camino hacia la creación de valor y la mejora de los resultados empresariales.

Ejemplos de gran impacto:

Un conglomerado multinacional con una importante presencia internacional está utilizando el análisis de utilización de oficinas para redimensionar su presencia, especialmente en ubicaciones internacionales, lo que está afectando a más de 100 centros.

Una empresa de servicios profesionales ha reducido su huella en un 45% mediante la adopción de la oficina futura basada en eventos.

Una institución financiera está reduciendo su huella total en más de un 50% en un área metropolitana, consolidando múltiples instalaciones de oficinas antiguas en dos modernas oficinas centrales, una en el centro y otra en las afueras, en respuesta a un nuevo modelo de trabajo remoto e híbrido.