¿Cuánto espacio necesita tu oficina?

El trabajo híbrido ha llegado para quedarse, por lo que será esencial analizar la nueva realidad y priorizar el gasto de capital en consecuencia.

Aunque la "optimización de la cartera" puede aparecer a menudo al principio de una lista de estrategias de ahorro de costes, comprender los objetivos y prioridades empresariales es un primer paso clave. Antes de deshacerse de cantidades significativas de espacio, debemos examinar primero cómo afecta el trabajo híbrido a la demanda de espacio en toda la cartera.

Este proceso comienza con el establecimiento de nuevos estándares de espacio basados en los estilos de trabajo híbrido y los patrones de utilización. Es probable que, en el futuro, el lugar de trabajo necesite menos espacio privado, y más espacio compartido y de colaboración en equipo. Las referencias de gestión de la ocupación de CBRE revelan una reducción del 25% del espacio "yo" en todo el mundo en el último año.

Tradicionalmente, los datos de utilización recogidos a través de las tarjetas de identificación y los sensores podían medir la eficiencia con la que se utilizaba un espacio, con la ventaja añadida de establecer adecuadamente los niveles de servicio dentro del espacio ocupado. Sin embargo, dado que la mayoría de las organizaciones no han implementado completamente sus planes de regreso a la oficina, las tasas de utilización de la pandemia pueden no proporcionar un buen punto de referencia para el futuro. Se necesitan nuevos datos de utilización para comprender los nuevos estilos y hábitos de trabajo.

El Instituto CBRE hace un seguimiento de los planes de regreso a la oficina declarados públicamente por los ocupantes globales, y la investigación muestra una tendencia de las corporaciones a implementar una orientación más formal para que sus empleados trabajen en la oficina al menos parte de la semana, a partir de septiembre de 2022.

Tener la capacidad de supervisar estos niveles crecientes de utilización en tiempo real por ubicación, día de la semana y hora del día, será increíblemente beneficioso en este "laboratorio viviente" de regreso a la oficina. Cada responsable podrá entonces tomar decisiones informadas y basadas en datos para revisar las normas de diseño, reducir el espacio infrautilizado y priorizar el gasto de capital para crear una cartera más eficiente.

¿Cómo empezar?

Como punto de partida, el Instituto CBRE recomienda recopilar datos de las fuentes existentes, como los datos de las tarjetas de identificación y de las conexiones de red y Wi-Fi, para extrapolar los niveles medios y máximos de utilización a lo largo de los días y las instalaciones. De hecho, estos son los dos medios más comunes que utilizan los clientes de CBRE para medir la utilización de las oficinas (91% y 32%, respectivamente).

La sofisticación de los conocimientos y la estrategia pueden requerir datos más precisos y detallados que los que pueden proporcionar las fuentes existentes. Los sensores de ocupación recogen y proporcionan estos datos, pero su selección e implementación es compleja. Un programa integral para seleccionar, implementar, gestionar y analizar los datos de los sensores ofrece a cada organización una visión y unos resultados más profundos y avanzados.

¿Por qué ahora?

Comprender cómo el trabajo híbrido afecta a la demanda de espacio, permitirá realizar cambios inteligentes y perspicaces en las normas de espacio. Este conocimiento ayudará a mitigar el riesgo de renunciar a demasiado espacio sólo para tener que volver a alquilarlo a precios más altos, al tiempo que equipa a las empresas con los datos adecuados para consolidar cuidadosamente las ubicaciones para impulsar la reducción de los costes de ocupación.

Ejemplos de gran impacto:

CBRE llevó a cabo un estudio de utilización de tres meses basado en sensores que identificó una tasa media de utilización máxima diaria del 59%, 26 puntos menos que la tasa de utilización diaria del 85% que se había calculado utilizando datos de control de acceso para el mismo periodo de tiempo. Utilizando los datos más precisos de utilización de picos, CBRE identificó una oportunidad para consolidar el espacio existente de 8 plantas a 6, con un ahorro potencial anual de 240.000 euros.