Guía práctica para restituir las oficinas a estado original

Coincidiendo con la publicación de la segunda edición de nuestra Guía práctica para restituir las oficinas a estado original, nos planteamos 10 preguntas que los ocupantes deben hacerse si quieren tener una visión completa de sus responsabilidades en materia de restitución. También explicamos por qué la representación profesional experta es fundamental para reducir la exposición al riesgo.

¿Tenemos las provisiones financieras adecuadas en toda la cartera?

Puede haber enormes diferencias en los costes estimados para hacer frente a las obligaciones de restitución de un arrendamiento a otro, y de un país a otro. Contar con evaluaciones fiables y precisas para cada propiedad individual te garantizará el cumplimiento de la NIIF 16 y alineará mejor las provisiones que has hecho con tus pasivos.

¿Qué es la NIIF 16 Arrendamientos?

A partir del 1 de enero de 2019 un cambio en las Normas Internacionales de Contabilidad establece que las empresas están obligadas a incluir en sus balances los activos y pasivos de cualquier arrendamiento de más de 12 meses. Esto debe incluir una evaluación precisa de los costes de restitución, que se conocen más comúnmente como los pasivos por restituciones y reinstalación.

¿Qué papel juega la sostenibilidad en las restituciones?

La sostenibilidad está ahora en el centro de todos los aspectos del sector inmobiliario. Las obligaciones de restitución se definen en el contrato de arrendamiento, pero la adopción de contratos ecológicos y el fomento del diálogo entre propietarios e inquilinos ofrecen beneficios limitados. Sería necesario un enfoque más ambicioso y holístico para impulsar la sostenibilidad en torno al ciclo de arrendamiento de un edificio. 

¿Cuándo es el momento adecuado para considerar la restitución?

En cualquier momento del contrato de arrendamiento. Contar con una representación profesional adecuada le permitirá entender sus obligaciones, la mejor manera de mitigar las responsabilidades que se derivan de ellas y cómo ahorrar.

¿Se están tomando todas las medidas adecuadas durante el arrendamiento para mitigar las responsabilidades y los riesgos?

Tener en cuenta las responsabilidades por restitución a lo largo del contrato de arrendamiento te permitirá presupuestar con precisión, planificar los trabajos necesarios para evitar la interrupción del negocio y, al mismo tiempo, repartir y minimizar el coste total.

¿Cómo puedes salir del contrato de arrendamiento con el menor coste posible?

¿Vas a recurrir a una ruptura del contrato de arrendamiento o al vencimiento normal del plazo? ¿Hay que tener en cuenta a los subarrendatarios? ¿Cuáles son las intenciones del arrendador con el edificio después de tu salida? Las respuestas a estas preguntas (y otras más) deben constituir la base de una estrategia específica diseñada para reducir los costes, gestionar el riesgo y aumentar la seguridad.

¿Puede haber riesgos de costes más amplios que deban ser considerados y evitados?

Algunas cláusulas de los contratos de alquiler permiten a los propietarios imponer sanciones si el inquilino no finaliza las obras por deterioro antes de que termine el contrato (o pacte un acuerdo financiero equivalente). Esto puede incluir el pago de la renta por el tiempo que se tardaría en realizar las obras, o incluso el doble y el triple de la renta en algunos casos. Comprender estos riesgos (y saber cómo evitarlos) es fundamental para gestionar la posible exposición a importantes costes adicionales.

¿La mejor opción es negociar un acuerdo económico o acometer las obras?

La respuesta estará en el contrato de arrendamiento específico y en el mercado local en el que se encuentre el inmueble. También puede haber un beneficio fiscal o de IVA al hacer (o no hacer) el trabajo que también debe ser considerado.

¿Cómo debe desmantelarse el edificio?

Si la estrategia preferida es un acuerdo financiero, como mínimo hay que retirar todo el mobiliario y los objetos sueltos, dejando los locales presentables, limpios y despejados cuando te vayas. Sin embargo, un contrato de arrendamiento más oneroso podría significar la necesidad de lograr el pleno cumplimiento de todas sus obligaciones y aceptar la responsabilidad de un paquete completo de obras antes de que el contrato expire.

¿Hay alguna diferencia si sales del contrato de arrendamiento a través de una opción de ruptura?

La mayoría de las opciones de ruptura tienen condiciones previas que deben cumplirse para terminar con éxito el contrato de arrendamiento. Los términos más utilizados, como posesión vacante, abandono de la ocupación y cumplimiento material, tienen significados susceptibles de interpretación variable y pueden exigir el cumplimiento de diferentes normas. La jurisprudencia es la mejor fuente de información sobre lo que los tribunales esperan en cuanto al cumplimiento por parte del inquilino. Saber claramente lo que se debe hacer y ejecutarlo correctamente será el factor crítico para romper un contrato de alquiler de forma efectiva.