Capítulo 2

Elimina espacio en tu cartera

Diez medidas para reducir el coste de ocupación

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La optimización de la cartera es la garantía de que una empresa tiene el tamaño y la construcción de instalaciones adecuados, en las ubicaciones correctas, en el momento indicado y por el coste apropiado. 




A medida que las empresas implantan y establecen el trabajo híbrido, se produce una infrautilización de los activos, es decir, necesitan ajustar cada vez más el tamaño de sus carteras de oficinas y reducir el exceso de espacio. Cualquier iniciativa de optimización debe comenzar con datos precisos, tanto de la cartera inmobiliaria como de la previsión de la demanda de puestos. Cuando los responsables están equipados con los datos correctos, las decisiones de optimización de la cartera se basan en hechos y pueden tener un marcado impacto en la cuenta de resultados y el balance de una empresa.

Qué puede suponer la optimización de la cartera

  • Mejorar las condiciones de los arrendamientos existentes que no están programados para su salida/consolidación.
  • Permitir un mejor lugar de trabajo y espacios de colaboración a través de negociaciones más específicas de mejora del inquilino.
  • Mitigar el riesgo aprovechando el espacio ágil.
  • Consolidar las ubicaciones mediante estrategias de espacio a nivel de unidad de negocio, país, metro y activo.
  • Examinar los distintos mercados en función de la disponibilidad y la diversidad de la mano de obra.
  • Mejorar la eficiencia general y el rendimiento empresarial.
  • Explorar las consideraciones de sostenibilidad a largo plazo.

¿Cómo empezar?

  1. Explorar políticas alternativas de lugares de trabajo híbridos y medir el impacto de cada una de ellas en la futura demanda de espacio en todas las líneas de negocio. Cuantificar las distintas implicaciones de costes.
  2. Desarrollar una visión del futuro lugar de trabajo para tu empresa, incluyendo la definición del "por qué" de la oficina, las ubicaciones, los metros cuadrados, el espacio de colaboración, la tecnología y la experiencia.
  3. Desarrollar estrategias de optimización alternativas (incluyendo análisis financieros), señalando qué instalaciones abandonar, cuándo y el impacto en esos empleados.
  4. Determinar las acciones y los costes de renovación de los espacios existentes para dar cabida al uso compartido de escritorios y mejorar la experiencia de los empleados (por ejemplo, más espacio de colaboración, tecnología…) junto con el impacto del carbono.
  5. Identificar los riesgos potenciales y las estrategias de mitigación.
  6. Desarrollar el caso de negocio, la justificación y el plan de implementación de las acciones/soluciones propuestas.
  7. Comunicar los nuevos objetivos de la cartera y del centro a los socios de la operación y del proyecto, con instrucciones para que sean creativos en sus tácticas de aplicación.

 

¿Por qué ahora?

Muchas empresas han estado guardando espacio infrautilizado desde el inicio de la pandemia, anticipando la vuelta de los empleados a la oficina. Las empresas se plantean ahora un futuro en el que todos los empleados no vuelvan a la oficina cinco días a la semana y el consiguiente impacto de las políticas de trabajo híbrido. Los altos directivos están cansados de pagar por el espacio no utilizado y los accionistas quieren saber qué ahorros pueden conseguirse y en qué plazo.

A medida que se consolidan los planes de regreso a la oficina, los responsables deberán ser proactivos y asegurarse de que cuentan con una estrategia integral de optimización de la cartera que proporcione un camino hacia la creación de valor y la mejora del rendimiento empresarial.

Ejemplos de gran impacto:

  • Un conglomerado multinacional con una importante huella internacional está utilizando el análisis de utilización de oficinas para ajustar su huella, especialmente en ubicaciones internacionales, lo que está afectando a más de 100 emplazamientos.
  • Una empresa de servicios profesionales ha reducido su huella en un 45% mediante la adopción de la oficina futura basada en eventos.
  • Una institución financiera está reduciendo su huella total en más del 50% en un área metropolitana, consolidando múltiples instalaciones de oficinas antiguas en dos modernas oficinas centrales, una en el centro y otra en las afueras, en respuesta a un nuevo modelo de trabajo remoto e híbrido.

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