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Externalización de primera generación en el Facility Management

Cada vez más las organizaciones buscan un asesor en Facility Management que les ayude a navegar por las complejidades de un lugar de trabajo post-covid que esté preparado para el futuro.

septiembre 20, 2022

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El 35% de la actividad de gestión de instalaciones (FM) sigue realizándose de manera interna y, cada vez más, las organizaciones buscan un asesor de confianza que les ayude a navegar por las complejidades de un lugar de trabajo post-covid que esté preparado para el futuro. Esto significa que hay muchas organizaciones que, habiendo decidido probar la externalización de servicios, se encuentran valorando sus opciones como "externalizadores de primera generación".

Estas son las claves que cualquier gestor debería tener en cuenta a la hora de llevar a cabo una transición hacia la externalización del FM con éxito, especialmente en un entorno en el que no se haya practicado anteriormente.

  1. Acordar una visión

    La decisión de externalizar suele tomarse después de que el análisis haya demostrado los beneficios del proyecto del cambio, después de todo, cuando se ejecuta de forma responsable, la externalización puede ser uno de los medios más rápidos para desbloquear el valor oculto de una organización. Sin embargo, demostrar el éxito a ojos del director financiero, y potencialmente a los inversores externos, exige datos consistentes, actuales y precisos sobre la parte económica y las operaciones "antes" y "después".

  2. Los datos son la base del éxito

    Cuando se trata de la propiedad inmobiliaria, es habitual que los datos básicos sean parciales o, tal vez, incluso peores. En la encuesta de ocupantes de CBRE, el 93% de los encuestados afirma que existen dificultades a la hora de encontrar recursos internos para recopilar los datos necesarios para una externalización eficaz. Y, sin embargo, la búsqueda de esos recursos proporciona un rendimiento inmediato. Significa que cualquier declaración hecha por el director financiero u otros para justificar el cambio está sólidamente basada y arraigada en la evidencia.

  3. Una solución adaptada a la estrategia

    Nunca ha habido una respuesta única para la estructuración de un acuerdo de externalización. Las diferentes organizaciones tendrán una variedad de expectativas sobre el cambio y aplicarán su propia mezcla de criterios: financieros, comerciales, de mejora del servicio, de transferencia de riesgos, de apoyo a la ESG, de transformación del lugar de trabajo, etc.

    Una de las primeras decisiones será la de subcontratar a un proveedor diferente para cada servicio necesario o adoptar un enfoque de gestión integrada de instalaciones (IFM), por el que todos los servicios se consolidan en un único contrato con un socio de servicios.

    Cada enfoque tiene sus propias ventajas en función de sus necesidades y resultados deseados. Una solución debe respetar su singularidad e integrarse perfectamente en las prioridades y la cultura de su lugar de trabajo.

  4. Construir una asociación temprana

    Dado que los contratos de FM suelen ser a largo plazo, es importante una estrecha colaboración durante la fase de licitación y de búsqueda de soluciones. Una inversión de tiempo, transparencia y apertura durante este proceso permite que tanto el cliente como el posible proveedor de servicios desarrollen una solución óptima manteniendo los pilares estratégicos en primer plano.

    Una vez que el contrato se pone en marcha, esta colaboración permitirá a los equipos de prestación de servicios anticiparse, responder y flexibilizarse para satisfacer las necesidades cambiantes del negocio del cliente.

  5. ¿Qué se queda atrás?

    Al igual que con cualquier proveedor externo, debe haber claridad en torno a la responsabilidad y los resultados en la interfaz entre el cliente y el proveedor. Es importante considerar el diseño y la escala de la organización retenida.

    Los equipos más eficientes que se mantienen se encuentran a menudo en espacios de oficinas convencionales. En aquellos edificios en los que existen mayores complicaciones normativas y regulatorias, como podría ser el caso de la industria o del sector sanitario, a menudo se opta por un equipo de expertos de tamaño medio, como los ingenieros de edificios, incluso si esto significa aceptar el gasto de un cierto grado de duplicidad.

  6. Inspirar un cambio positivo

    El cambio es una cuestión de naturaleza humana. La importancia del engagement de las personas se vio reforzada en la reciente encuesta de CBRE a los ocupantes. En ella se destaca que, para el 87% de los encuestados, es imprescindible una "estrategia de personal clara" a la hora de implantar un programa de externalización. Un sólido plan de cambio y comunicación para apoyar su transformación debe desarrollarse lo antes posible para garantizar la positividad y el éxito de su cambio.

    7. Puesta en práctica: Mutualidad de la Abogacía

Descárgate el informe para conocer nuestro caso de éxito con Mutualidad de la Abogacía.


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