abril 23, 2020

LA VUELTA A LA OFICINA


Los espacios de trabajo del Mundo

Las implicaciones de COVID-19 han sido profundas y el camino hacia la recuperación empresarial se está desarrollando de manera fluida. Esta guía está dirigida a ocupantes y propietarios que deban administrar sus edificios, independientemente del punto en el que se encuentre la elaboración de su estrategia de recuperación tras el COVID-19.

Aquí compartimos nuestro conocimiento experto y asesoramiento basados en una experiencia que va creciendo rápidamente, tanto en detallados documentos guía, como en especificaciones técnicas, en protocolos y en herramientas que hemos desarrollado para y con nuestros clientes, así como para nuestros propios espacios de trabajo de CBRE.


¿Qué desencadena la recuperación?


En cuanto las restricciones del gobierno permitan la vuelta a la actividad laboral y las empresas en general puedan reabrir sus lugares de trabajo, los ocupantes deben estar preparados para determinar sus límites y políticas, y así poder dar la bienvenida a empleados, clientes y visitas de regreso a sus oficinas y lugares de trabajo. Estas políticas pueden abordar temas como la disponibilidad de tests para todos, la accesibilidad permanente a suministros clave de limpieza y a equipos de protección personal, la capacidad de incentivar el distanciamiento social y la limpieza frecuente. De igual manera, deberán contemplar el cumplimiento de requisitos obligatorios y la implementación de un protocolo de buenas prácticas.


Un plan de seguridad y salud


Todos los entornos de trabajo -sean oficinas propias o de alquiler, almacenes, laboratorios, tiendas o fábricas- necesitarán una consideración minuciosa y planes a medida. Desde la perspectiva del ocupante, hemos organizado nuestra guía en tres categorías clave: planificación para la vuelta a la oficina, el regreso de los empleados al trabajo, así como su gestión continuada, y la evolución de los lugares de trabajo.


Movilizando a un equipo de recuperación multidisciplinar


Es fundamental establecer un grupo de trabajo centralizado y multidisciplinar lo antes posible para ayudar a planificar y supervisar los esfuerzos de recuperación en toda la cartera de activos. Aconsejamos incluir líderes de las siguientes disciplinas:


Equipo multidisciplinar de gestión de la recuperación - Áreas recomendadas:


  • + Espónsor de Alta Dirección
  • + Director del programa de recuperación
  • + Líderes de negocio
  • + RRHH
  • + Seguridad y Salud Ambiental
  • + Operaciones
  • + Instalaciones e inmobiliario
  • + Financiero
  • + Legal (corporativo, normativa y laboral)
  • + Tecnología
  • + Estrategia de Workplace
  • + Compras
  • + Seguridad y gestión de crisis
  • + Comunicaciones




Planificando el regreso a la oficina

Nuestra experiencia en el apoyo a clientes en Asia sugiere que la reapertura de lugares de trabajo y espacios comerciales no es sencilla. La previsión es crucial, ya que se deben abordar actividades importantes de modo totalmente nuevo. Algunas de estas áreas clave incluyen:

  • Seguridad, salud y bienestar: las empresas deben estar preparadas ante unos trabajadores más exigentes que esperan garantías continuas y creíbles de que se encuentran trabajando en un entorno seguro. Esto llevará a incluir carteles con información actualizada sobre seguridad, salud y bienestar, recursos para los empleados, para los visitantes y ocupantes en puntos a lo largo de todo el edificio y lugares de trabajo en concreto.

  • Feedback de las partes interesadas: las relaciones con los stakeholders o partes interesadas que sean clave en este contexto, deben restablecerse a la vez que las empresas se movilizan para regresar a su lugar de trabajo. Proponemos esta lista preliminar de stakeholders con quienes comunicarse y coordinar antes de reabrir una oficina o unas instalaciones:

  • Grupos de interés en ocupantes


    • + Directivos
    • + Equipos operativos (por ejemplo RRHH, Servicio de Prevención)
    • + Trabajadores
    • + Contratas
    • + Proveedores de suministros
    • + Propietarios
    • + Proveedores de servicios

    Grupos de interés en propietaios


    • + Directivos
    • + Equipos operativos (por ejemplo RRHH, Servicio de Prevención)
    • + Trabajadores
    • + Contratas
    • + Proveedores de suministros
    • + Propietarios
    • + Proveedores de servicios

  • Requisitos del negocio y organización en el trabajo: las primeras lecciones aprendidas en Asia indican que traer a los equipos de vuelta a la oficina “a tope” es imprudente y poco coherente con la mayoría de recomendaciones de salud pública, las cuales recomiendan que las medidas de distanciamiento social se reduzcan de modo gradual y bien pensado. Las empresas deben marcar un plan que permita aumentar gradualmente el número de personas que regresan a su lugar de trabajo.

  • Efecto en compras y finanzas: tanto los ocupantes como los propietarios deben plantearse seriamente qué nuevos niveles de servicio, materiales y actividades son necesarios para facilitar este retorno a los espacios de trabajo. Ejemplos de áreas que pueden necesitar mayor abastecimiento y más financiación serían: un servicio de limpieza mejorado; introducción de nuevos protocolos de acceso (por ejemplo, medición de la temperatura corporal); aumentar la cantidad de suministros como gel hidroalcohólico para manos, toallitas desinfectantes, guantes y mascarillas; replantear el entorno de trabajo así como la tecnología y equipos necesarios; utilizar tecnologías de seguimiento, tecnologías touchless y demás.

  • Estrategia de portfolio y workplace: los ocupantes deberían realizar una revisión completa, desde un punto de vista holístico, de los requisitos de su negocio y de las implicaciones que esto supone para su portfolio. De esta manera pueden evaluar y optimizar sus activos, así como valorar las opciones que tienen a medio y largo plazo, pudiendo aplicar la estrategia de workplace que mejor se adapte al mundo post-COVID-19. Nosotros prevemos que la mayoría de ocupantes acordarán una estrategia equilibrada, basada en una mayor resiliencia e introduciendo un amplio espectro de soluciones físicas y virtuales atendiendo siempre a las necesidades del negocio.

  • Requisitos del negocio y organización en el trabajo: las primeras lecciones aprendidas en Asia indican que traer a los equipos de vuelta a la oficina “a tope” es imprudente y poco coherente con la mayoría de recomendaciones de salud pública, las cuales recomiendan que las medidas de distanciamiento social se reduzcan de modo gradual y bien pensado. Las empresas deben marcar un plan que permita aumentar gradualmente el número de personas que regresan a su lugar de trabajo.


  • Regreso de los empleados al trabajo

    La preparación para la reapertura requiere el desarrollo de planes detallados, específicos para cada localización, la reconfiguración del entorno físico para facilitar el distanciamiento social y una comunicación continua.

  • Preparación de las instalaciones: El proceso de preparación de las instalaciones es largo y ningún detalle es demasiado pequeño para tenerlo en consideración. Este proceso implica realizar una evaluación integral del edificio a nivel físico y tomar medidas de cara a un regreso controlado. En ubicaciones arrendadas, los ocupantes en coordinación con los propietarios deben comunicar abiertamente un plan que respalde este proceso de regreso al trabajo.

  • Reconfiguración: la guía de salud pública establece que las medidas de distanciamiento social deben ser reducidas de modo gradual. Ocupantes y propietarios pueden transmitir sus esfuerzos en materia de seguridad a los ocupantes, tomando medidas tangibles para cambiar ese entorno físico que apoye el distanciamiento social y demás medidas de seguridad.


  • Gestión continuada y evolución de los lugares de trabajo

    La reocupación de los entornos de trabajo a largo plazo debe abordarse como un "reinicio" de los servicios que dan soporte al entorno laboral. También implica comunicaciones actualizadas de modo continuo y frecuente, tanto a los trabajadores como a los ocupantes, para así educar y concienciar sobre seguridad, salud y otras iniciativas de bienestar que se hayan puesto en marcha.

  • Operaciones: es necesario realizar una revisión exhaustiva de todas las actividades y servicios que tienen lugar en el entorno de trabajo.

  • Respuesta continua y preparación: una vez el espacio se haya reocupado y el trabajo se haya reanudado, tanto ocupantes como propietarios deberán permanecer alerta y con una capacidad de respuesta rápida ante situaciones inesperadas o no deseadas. Las dos partes deberán permanecer alerta y mantener protocolos estrictos en caso de que se dé un rebrote de COVID-19. Todo el mundo tiene que estar preparado para volver al “modo respuesta” en el caso de que hubiera sospechas o confirmación de un caso positivo.

  • Comunicaciones: una buena comunicación con todas las partes es más crítica que nunca. Las organizaciones líderes están poniendo un énfasis mayor en esto, reconociendo que debe ser un proceso continuo, un esfuerzo deliberado y bien pensado, que involucre a todas las partes interesadas tanto en entornos de trabajo físicos como virtuales. El feedback permanente con trabajadores y stakeholders será de vital importancia. Esto permitirá una actualización continua y facilitará la adopción de las mejores estrategias, así como la aplicación de nuevas ideas que un ambiente de trabajo seguro y saludable.

  • Consideraciones financieras: por último, se deberá planificar un mayor gasto al reabrir los espacios. Por la parte operativa, habrá gastos adicionales para partidas como una limpieza mejorada, gel desinfectante de manos, equipos de protección personal, servicios de detección y aumento de las comunicaciones. Se necesitará capital para reconfigurar el espacio, cambios en mobiliario, accesorios y componentes tecnológicos que mejoren el espacio de trabajo post-COVID-19.


  • Resumen

    Con tanta incertidumbre aún por delante, es complicado planificar con certeza. Los ocupantes pueden beneficiarse mucho de las planificaciones pormenorizadas orientadas a preparar las reaperturas, caso a caso. Trabajando juntos, ocupantes y propietarios pueden beneficiarse de un diálogo abierto, proactivo y práctico sobre cómo el entorno de trabajo -desde la puerta del edificio, pasando por áreas comunes, hasta llegar a la oficina - tiene que ser para poder garantizar un regreso al trabajo seguro y saludable.


    Todos los materiales relacionados con COVID-19 se han creado con información de la Organización Mundial de la Salud (OMS) y con proveedores estratégicos que prestan sus servicios en las regiones afectadas. Puede que no sean adecuados para su aplicación en todo tipo de instalaciones o situaciones. En última instancia, son los ocupantes y los propietarios quienes deben tomar sus propias decisiones estratégicas, teniendo en cuenta a sus propias partes interesadas y los lugares de trabajo de cada uno. La guía de CBRE está destinada a iniciar esas discusiones y acelerar el proceso. No asumimos responsabilidades ni garantías con respecto a la precisión de este material. CBRE renuncia a toda responsabilidad derivada del uso de estos materiales por parte de terceros.

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